教育机构会议室使用管理制度.docVIP

会议室使用管理制度 一、目的 为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。 二、定义 本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室 三、用途 会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特殊情况不可挪为它用。 四、会议室使用规定 1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理； 2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写《会议室使用申请表》，经行政人事部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经行政人事部负责人同意后方可使用； 3.使用原则：先申请，后使用。没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，补充相应手续后可使用；但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人；特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商； 4.遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议； 5.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。超过10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用另作安排； 6.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。如需延长使用时间，需及时通知行政人事部。如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室； 7.任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施并且安全使用。严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿； 8.会议室内的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室； 9.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以协助； 10.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁。使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时需关闭空调、投影仪等电源设备； 11.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 五、程序 1.申请流程 1)部门或个人到前台处查询会议室的使用状况； 2)部门或个人向前台申请，申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备等情况； 3)前台人员根据部门或个人的申请需求作出安排，并在《会议室使用登记表》上做记录； 4)前台人员需将《会议室使用申请表》张贴在会议室指定位置处； 5)部门或个人按时间使用会议室。 2.使用流程 1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3.交还流程 1)部门或个人使用完毕后，前台人员需检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正； 2)如部门或个人不改正，前台人员应及时上报行政人事部负责人协调； 3)如部门或个人拒绝改正，行政人事部将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 4.会议室使用流程示意图 威海宝威教育机构 二〇一三年一月二十八日 附件： 1.会议室使用申请表 2.会议室使用登记表 会议室使用申请表 申请部门 使用时间 拟用会议室 □第一会议室 □第二会议室 □第三会议室 会议主题 拟用设备 其它需求 参加人数 申请人 申请部门负责人 行政人事部意见 会议室使用登记表 使用日期 使用时间 使用部门 安排地点 会议主题 参会人数 联系人 签字 5 使用会议室 行政人事部登记 行政人事部负责人签字（仅限临时性使用时） 部门负责人签字 部门填写会议室使用申请表