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1 公文處理流程圖 文書處理 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄 (文書組) 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定(各單位承辦人及主管) 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行(各單位承辦人及主管) 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、郵寄(文書組) 歸檔處理：點收、分類、上架、掃描、調案、銷毀、彙送等(文書組) 公文用紙格式：(常用公文類別) 令 函稿、書函 公告稿 開會通知單稿 簽 其他公文 1.聘書；2.證明書；3.證書或執照；4.契約書；5.提案；6.紀錄；7.定型化表單 公文用紙格式 令 函稿 書函 公告稿 開會通知單稿 簽 簽稿會核單 公文簽辦單 現行公文分類(一) 依行政系統分類 1.平行文；2.下行文 3.上行文；4.民眾與機關間 依發文動機分類 1.主動公文─創稿；2.被動公文─復文或 轉文 依文書機密分類 1.絕對機密；2.極機密；3.機密；4.密 依處理時限分類 1.最速件(1日辦結)；2.速件(3日辦結) ； 3.普通件(6日辦結) ； 4.限期公文； 5.專案管制公文 上行文 現行公文分類(二) 依行政電子交換機制分類 1.第一類電子公文：機關對機關 之電子交換 2.第二類電子公文：點對點之電 子交換 3.第三類電子公文：發文方登載 電子公布欄，並得輔以電子郵 遞告之 依公文性質分類 1.正本；2.副本；3.稿本 4.抄本；5.影本；6.譯本 公文製作：(公文結構) 主旨 說明 (以上為二段式) 辦法 (以上為三段式) ● 注意事項 以一文、一事、一項、一意、 條列、次序、一字一碼為原則 公文製作：分段要領 主旨： 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 說明： 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時用之。 辦法： 向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉 其分項條列內容過於繁雜，或內含表格型態時，應編列為附件。 公文用語(起首語) 上行文：謹查、關於、茲有 平行文：查、經查、有關、茲經 下行文： ─法律法規命令用語：制定、訂定、修正、 廢止 ─人事命令用語：特任、特派、任命、派、 茲派、茲聘、茲僱 公文用語(稱謂語) 公文用語(期望語) 上行文：請 鑒核、請 核備、請 核 轉、請 核示、請 裁示、 請 釋示、請 核准辦理、 復請 鑒核 平行文：請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、請 同意見復、 請 查照轉告、請 查照備案、 請 惠允見復、復請 查照 下行文：請照辦、請查照辦理、請確實辦 理、請查明見復、請查照轉告、 請依規定辦理、請轉告所屬確實 辦理 公文用語(統一用(字)語) 統一用語(一) 統一用語(二) 統一用語(三) 統一用語(四) 公文用語(標點符號和數字用法) 公文用語(標點符號和數字用法一) 公文用語(標點符號和數字用法二) 公文用語(標點符號和數字用法四) 公文用語(標點符號和數字用法五) 承辦人文書擬辦應注意事項(一) 擬稿須條理分明，與公務無關者，均應避免。 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度。 文稿表示意見，應提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或可否照准、究應如何辦理等空言敷衍。 擬稿以一文一事為原則。 簽宜載明年月日及單位。 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 如有添註修改，應於該處蓋章。 文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱。 文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章或職名章，且應於每頁下緣標明頁碼。 承辦人文書擬辦應注意事項(二) 應即辦理事項： 單位收發送交公文； 根據工作分配須辦理者； 主管對業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。 應將公文辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公文登記簿，以備查詢。 對於文書之擬辦： 應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註； 依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理； 法令已有明文規