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项目文档管理办法
1 总则
1.0.1 为了进一步规范公司各项目文件资料的管理和归档工作，以达到全公司文件资料标准化、规范化管理，特制定本办法。
1.0.2 本办法适用于公司各施工项目在工程施工阶段所形成的具有参考价值的文件材料。
1.0.3 各项目应有主管文档工作的领导，应加强对本项目文件资料立卷工作的指导和管理。
1.0.4 各项目应配备专兼职人员管理文件资料的收集、整理、保管和归档工作。
2 工作要求
2.0.1 文件材料按年度立卷、各项目在各项工作中形成的具有参考价值的文字、图表、声像等文件资料，都要按照文件资料立卷归档要求分别立卷。
2.0.2 各项目要建立平时归卷制度。对处理完毕和领导批存的文件资料，由专、兼职人员负责集中统一保管。应由项目承办人员负责收集、整理、立卷。对因工作需要时临时借用文件，应及时提供利用，并在临时借用文件登记簿上登记，归还时注销。
2.0.3 各项目根据自己的业务范围及当年工作任务，拟制简明确切的“案卷类目”，并编上条款号。
2.0.4 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件资料在7天-15天内收集齐全，加以整理，送立卷人员归卷。
1 立卷人员应认真执行归卷制度，根据本项目业务范围和当年工作任务，负责编制平时归卷使用的“案卷类目”，对处理完毕的文件和借出的文件，应主动及时向承办人收集归卷，集中统一保管。具体要求是：
1） 发文要在文件发出时，将原稿和印件同时归卷。
2） 只传阅的文件，传阅完毕归卷。
3） 本项目召开会议形成的文件，会议结束时归卷。
4） 参加上级召开的会议带回的文件，传达完毕归卷。
5） 各种统计报表，及时收集归卷。
2 文件要做好检查，发现问题及时采取补救措施，保证归卷文件的齐全完整，检查时要做到：
1） 起草和签发文件用钢笔或毛笔，字迹材料用墨汁、碳素或兰黑墨水。
2） 公文体式正确，签署用印完整。正件与附件、原稿与印件、请示与批复件、转发件与原件、合同、协议书、帐内件与帐外件齐全完整。
3） 照片、录音、录像带、磁盘等要做文字注释。
2.0.5 为了便于利用，各项目发文，除立卷归档的文件外，应按照发文的原顺序编号，集中保管一套，作为本项目的发文汇集，“列为短期保管”。
2.0.6 项目经理部应具备必要的文件资料存放装具，以存放未归档的文件资料，装具也应尽量满足防盗、防火、防晒、防潮、防尘、防污染、防有害生物的要求。
2.0.7 各项目在接受新工程时，如原项目领导及相关人员有变动（文件资料管理或承办人员）时，应由原承办人员会同原项目领导一起向新项目领导及承办人员移交文件资料。移交时手续要齐全，交接双方应在移交清单上签字。
2.0.8 各项目应归档的文件资料应在本项目竣工后与工程竣工技术资料一同移交公司归档。
2.0.9 没有归档和存查有价值的文件资料，经主管领导和主管部门等鉴定批准后，可以定期销毁。销毁文件资料时，应当进行登记，由二人监销，不得丢失、漏销。
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