Word文档安全保护妙招.ppt

Word文档安全保护妙招; Word中有很多实用的功能键，如按Ctrl+F6可以在多个文档窗口间快速切换，按Shift+F5可以快速返回上一个编辑位置，那么有没有一种方法可以全面学习Word中的功能键呢？Word 2000给我们提供了这个机会，它有一个十分方便的工具栏，但比较隐蔽，其显示了Word中所有功能键的用途。这就是被称为“功能键展示”的工具栏。按以下步骤进行，可使之显示在屏幕上。 1、在“工具”菜单中，选择“自定义”命令，随即“自定义”对话框被打开。 ;2、选择“工具栏”标签，在“工具栏”列表中，选择“功能键展示”项，则其前边的方框内便出现对勾，同时在屏幕的底部显示“功能键展示”工具栏。 3、关闭“自定义”对话框，此工具栏仍保留在屏幕上，其形状呈一细长条，可以用鼠标将其移到正文区，则“功能键展示”以对话框的方式显示。 注意，当你按下一些修改键（如Ctrl、Alt、Shift或它们的组合）时，“功能键展示”工具栏显示的功能键会相应变动，此工具栏对于想全面了解Word功能键的朋友将很有帮助。 ; 对一个电脑用户来说，文字处理工作是必要的。出于某些目的，我们常常需要对自己的文档进行保护。这里所说的“保护”有两层含义。第一、确保自己文档中的信息不被其他未授权用户看到；第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损，保证文档的完整性。现在我就以使用Word多年的经验(虽然有点自卖自夸)，谈谈保护Word 2000(以下简称Word)文件的方法和措施。 隐藏文档纪录 当我们打开Word时，首先会看到什么？对了，只要用鼠标点击“文件”菜单，默认情况下会列出最近使用过的4个文件。这样，我们打开过的文件会完全暴露在外，无需查找也能轻易被别人发现。 ; 出于保密需要，我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件，要达到这样的目的，只要在“工具”→“选项”→“常规”选项卡中不选中“列出最近所用文件”即可。 这样做就没人能发现最近被使用过的文件了？答案当然是否定的。在一般情况下，Windows的“开始”菜单中“文档”子菜单会列出用户最近使用过的所有文件，对敏感内容应及???予以清除。我们可以通过点击“开设”→“设置”→“任务栏和开始菜单”→“高级”选项卡中的“清除”按钮（这是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作类似）。可是，频繁的清除也太麻烦，再说，有时候忘记清除怎么办，有没有一劳永逸的办法呢？我们可以通过修改注册表来实现。 ;躲开他人视线 现在我们可以开始安心编辑文件了。不好，突然有人走了过来——有时我们不希望别人看到自己正在编辑的文档。如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档，对已经设置了“不显示最近使用文件”的用户来说，要是目录很深，那可惨了……其实有一种简单的办法：首先用“Ctrl＋A”选中全文，再用工具栏中的“字体颜色”按钮将字体设置为白色。如果嫌步骤太多，可以自己录制一条宏命令：选择“工具”→“宏”菜单中的“录制新宏”命令，在弹出的对话框中输入宏名（随你自己定，比如“隐藏”)，按下将宏指定到键盘的按钮，在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合(我们可以任意选择，但不要和已有的快捷键组合冲突)。等别人走开以后，我们再按下Ctrl＋Z组合键即可(其实，这是利用“撤销”命令的原理实现的)。 ; 给文档设置密码 漫长的文字录入工作终于完成了，如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件，就Ω酶柚妹苈搿４蚩拔募薄傲泶嫖薄慊鳌肮ぞ摺卑磁ブ械摹俺９嫜∠睢保诿苈肜钢惺淙朊苈耄啡鲜淙牒蠹纯伞Ｕ饫镆得鞯氖牵琖ord提供了两种类型的密码用于文件保护： “打开权限密码” ——限制未经授权的用户打开文档； “修改权限密码”——限制未经授权的用户对文档作修改，没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。这两种密码是相互独立的，可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符，并区分字母大小写。另外，选中 “建议以只读方式打开文档”选项，这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示，如果我们选择“否”不接受建议，文档仍以常规方式打开。需要提醒大家，别以为加了密码就万事OK了，对许多破解Office文档密码的软件来说，长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以，真正需要加密的重要文档，我们还需多加留心，尽量使用数字、字母大小写混合加密。 ; 加密后的小措施 即使文档已经进行过加密保护，我只要动动鼠标，仍然可以了解你的文档的一些内容。用鼠标右击文档，在弹出菜单中选择“属性”，可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容。这是为什么呢？