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公文筐测验试题(一) 【情境】 波顿电子元件厂是一个小型的生产类企业,位于华北的一个重要的工业城市.该厂有员工 近300人,主要的产品是一些使用于电话、收音机、电视机上的电子元件。它面向的客户主要 是国内的一些生产厂家，有时也会做一些出口的销售。波顿电子元件厂的组织结构如图所示。 厂 长 副总裁 副总裁 副总裁 副总裁 营销 生产 人事（王海伦） 研发 图四 波顿电子元件厂的组织结构图 波顿电子元件厂是个有近 40 年历史的老厂，该厂的产品一向以高品质著称。在过去的 18年中，波顿电子元件厂经营状况一直很好，在很多同类企业纷纷亏损的情况下，每年都有 可观的利润。但是，令人担忧的是，在最近 3 年中，财务报表上显示的数据不容乐观，因为， 每年的销售收入都呈现出递减的趋势。尽管管理层采取了各种措施，比如改进产品质量，提 高售后服务水平，引进新的生产线，增加产品种类等，但至今还没有扭转这一趋势。销售收 入的下降已经引发了一系列劳动力方面的问题，比如，现在车间里经常会出现这样的情况， 某些班组的员工加班加点也来不及完成任务，而有些部门的员工则闲得发慌，因为新的项目 还没有上马。 李兵是厂里原来的人事主管,他已经于8个月前退休了,在此之前,他曾在波顿干了16年. 李兵退休后,王海伦作为他的继任者走马上任.相比于她的前任,王海伦年轻,聪明,精力充沛, 同时她也并不缺乏工作经验.王海伦上任伊始,就开始解决冗员的问题,将那些没有满负荷工 作的员工分流,或是增加每天的工作量,尽管以往的那些问题还没有得到彻底的解决,但是车 间的面貌已经有所改观. 目前摆在王海伦面前的问题还有很多,比如员工的流动率过高,这种现象在生产车间和研 发部门尤其严重.王海伦怀疑正是研发部门的人员流动过于频繁,才直接导致了销售额的下降, 1 她认为,如果研发部的员工多一点创造性和革新精神,在工作中提高生产率,那么销售人员在 面对客户时,成功的机会将更多. 王海伦的助手包括一个秘书张小姐和两个助理李小姐与何小姐.李与何都是附近一所综 合性大学企业管理专业的在校大学生,她们只有在假期才能全日制上班,平时只能利用课余时 间来处理工作.之所以雇用这两个人,是因为厂长深信,这种方式对学生和企业都有利,对学生 而言,可以在学校时就能接触到企业的实际,增加工作经验,而对企业来说也可以节约劳动成 本. 今天是12月2日,星期一,王海伦休假结束,上班的第一天,张小姐交给她一个文件夹,里 面是一些必须由她处理的文件.有些是在她外出期间堆积下来的. 【任务】 在接下来的 3 小时中，请您查阅文件夹中的各种信函、电话录音以及电子邮件等，并用 如下回复表作为样例，给出您对每个文件的处理意见。 具体答题要求是： （1）确定您所选择的回复方式，并在相应选项前的“口”里画“√”； （2）请给出你的处理意见，并准确、详细地写出你将要采取的措施及意图； （3）在处理文件的过程中，请注意文件之间的相互联系。 【回复表示例】 关于文件的回复表 回复方式：（请在相应选项前的“口”里划“√”） 口 信件／便函 口 电子邮件 口 电话 口 面谈 口 不予处理 口 其他处理方式，请注明 回复内容：（请做出准确、详细的回答） 2 文件一: 这是生产部门的一个车间主任雷孟于11月22日发出的一份文件,内容如下: 我们提的合理化建议究竟怎样了:在过去的六个月中,我已经提出了8条非常有用的生产 合理化建议,我还知道整个车间里至少有 5 名工人也提出了类似的合理化建议。但是,到目前 为止,我们没有收到任何回音.这给我们的感觉是我们纯粹在无事瞎忙.但是说实在的,我们真 希望能在生产方式和生产制度上有所革新,以便有