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自采业务规范 一、目的 本管理文件明确了个别具有自采权限的部门自行实施采购行为的操作规程、管理方法及标准，以规范个别部门自采的业务流程。 二、范围 本管理文件适用于特定项目（免煎中药原材料、电子调配柜原材料）自采管理、特定项目部门（中药发展部、医药智能技术办）自采管理，以及其他各职能部门零星备用金自采。 三、相关程序及制度 资金管理 P3 预算管理 P5 大宗采购管理 （P2-Z1-J4-4） 定点采购管理 （P2-Z1-J4-5） 内部审计制度 P6 四、业务流程 1、自采权限设定和自采额度拨付 步骤 完成时间 涉及部门及岗位 步骤说明 1 项目负责人 项目部门负责人 总经理 自采权限的首次分派按如下程序进行： 项目负责人或项目部门负责人提出自采权申请，附供应部经理和财务管理部部长意见； 总经理审批，确定可以实施自采业务的特定项目或项目部门 2 上年末 财务管理部 项目组负责人 项目部门负责人 供应部经理 总经理 对于自采权限分派的合理性，各部门应进行年度联合审定， 具体程序是： 每年财务管理部提供该项目或项目部门的财务分析报告， 项目组负责人、项目部门负责人、财务管理部、供应部经理参照该报告，共同进行年度自采权限审定，决定是否继续分派自采权或调整特定自采权限的范围， 审定或调整结果报总经理审批后生效 3 上年末 各职能部门部长 供应部 财务管理部 结算中心 总经理 各职能部门的零星备用金自采内容按如下程序确定： 供应部、财务管理部、结算中心每年参考各部门意见和实际情况，共同审定和调整各部门零星备用金自采标准，结果报总经理审批后生效， 该审定过程包括备用金限额、各部门小额自采或特殊自采具体范围 4 年初 结算中心 每年具备自采权限的项目，其采购用款由结算中心根据项目预算拨付固定项目额度 5 年初 结算中心 其他各职能部门的自采备用金限额由结算中心按每年审定的结果拨付 4-2 自采业务控制 步骤 完成时间 涉及部门及岗位 步骤说明 1 项目自采负责人 项目采购负责人 项目财务人员 财务管理部 项目采购在项目组或项目部门内安排专人，即项目采购负责人操作， 项目部门或项目组内的二级财务人员严格物料采购进货成本核算和实施成本控制管理，定期向财务管理部提交项目成本分析报告 2 项目二级财务人员 部门主管 部门部长 项目负责人 项目自采和各职能部门备用金自采一般要遵循询比价程序： 在项目组或项目部门内，由二级财务人员监督并审签采购人员提交的《询比价申报单》，再经项目负责人和分管副总审批； 其他部门备用金自采由部门部长和分管副总审签部门内采购人员提交的《询比价申报单》； 特殊情况授权直接采购不需询比价的，必须由项目负责人和部门部长批准，报分管副总审批后授权采购 3 项目负责任人 总经理 预算内项目物料自采的合同和订单按金额大小分别经项目负责人或总经理审批， 具体审批权限如下： 合同价值5万元以下经项目负责人审批 合同价值5万元-10万员以上经分管副总 合同价值10万元以上总经理审批 4 分管副总 总经理 预算范围外的超预算自采合同必须按权限级别经过项目负责人或总经理审批，由结算中心在定额备用金外拨付资金， 审批权限如下： 合同价值1万元以下经分管副总审批 合同价值1万元以上经总经理审批 5 项目自采负责人 项目负责人 项目自采中符合大宗采购标准的，项目自采负责人发起大宗采购申请，项目负责人审批同意，按相关管理程序执行，与供应部共同操作， 符合定点采购标准的，按相关管理程序执行，严格控制进货渠道 6 内审员 对项目自采定期由审计部内审员组织专项采购作业稽核，检核业务操作程序和形成的相关文档，形成《自采控制稽核评价报告》 详见《内部审计制度》P6 五、单据及报告 《询比价申报单》 《自采控制稽核评价报告》