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会议管理规则 1 目的、目标： 1.1规范会议 1 会议策划 组织部门 1、提交会议策划； 2、与相关单位联系，确定出席会议人员，制订座次表； 3、协调各环节责任部门和责任人。 1、会议议程合理、无漏洞； 2、参会人员职务、姓名无误，座次排列合理； 3、各环节规范运作。 2 会议议题的收集、汇总、送审会议议题，报会议主持人审定 3 发会议通知与会人员发会议通知。 4 参会发言（资料）准备 参会 部门/人 1、根据会议内容（议题）准备参会（发言）材料。 2、对重大或有分歧的议题，有关人员在会前充分沟通。 发言（资料）内容简洁明了， 5 会议材料准备、印发 组织 部门 1、要求相关部门提供资料； 2、根据会议内容汇编会议材料； 3、汇总整理后报事业部分管领导审核。材料内容紧会议议题 6 会前准备 后勤部 1、向申请部门了解客人的身份、人数、习俗、会议要求，进行会议室清洁、布置； 2、准备会议室，打开空调（制冷/制热）； 3、摆放各种会议用品； 4、会前检查。 1、提前30分钟打开会议室门，空调提前开放，温度控制适宜； 2、清洁会议室设施、地面，根据人数加减椅子、茶杯，摆放座次卡、投影仪、电脑等； 3、备齐会议用品（纸、笔等）和备齐会议服务器皿；根据需要准备果盘等其他物品； 4、会前1小时检查室内及洗手间的卫生情况，检查音响设备是否正常工作； 5、礼貌、热情，引领客人入座； 6、按宾主的顺序给客人递送香巾、倒茶水。 7 会议召开 主持人 1、会议开始时强调会议纪律； 2、按照议程主持会议； 3、对会议进行总结发言。 1、声音宏亮，吐词清晰； 2、正确总结讨论内容； 3、引导发言者解释使人困惑的发言； 4、减少与议题无关的争辩和讨论。 参会人员 1、按时参会； 2、按要求进行会议发言（讨论）。 1、倾听他人意见； 2、积极发表自己的见解； 3、关注正在讨论的事项； 4、与主持人密切配合以达到会议目的； 5、遵守会议纪律。 8 会中服务 后勤部 1、提供续水服务； 2、注意会场内客人动向，及时提供会中服务，对突发事件进行灵活处理； 3、会中随时关闭会议室门，以免影响会议。 1、原则上每隔30分钟续水，续水不宜过快、过满，以八分满为标准； 2、注意会场内客人动向，为客人提供热情服务；随时观察室内温度及音响效果；烟缸内烟头超过3个以上及时更换；对设备故障等突发事件，说明有关情况，及时处理。 9 会议记录 组织部门 1、使用正规会议记录本，采用速记笔录方式记录会议主要内容； 2、重要会议可使用录音笔等辅助设备。 1、记录内容全面，无遗漏； 2、记录本整洁，字迹清晰； 3、使用正规会议记录本。 10 会后清场 后勤部 1、开门，站立于门口欢送客人； 2、客人全部离开会场后，对会场进行清洁、检查。 1、注意站姿，微笑迎送客人致告别语； 2、清洁会议室，所有物品及时归位。 11 会议纪要及印发 组织部门 1、会后4小时根据会议记录的主要内容整理初稿； 2、由相关人员审核、会签；会议主持人签发印发会议，必要时印发相关单位。准确、全面反映会议情况，准确表达会议决定事项 12 会后落实 组织部门 1、将会议决定事项督办，将督办结果及时通报会议主持人和有关人员。 13 保密 参会人员 会议文件、会议记录和会议纪要涉及公司业务机密，应妥善保存；有关人员应严格保密，不得向无关人员泄漏。 14 归档 组织部门 1、将会议文件归档范围包括：会议议题报批单，会议通知，会议文件、材料、会议纪要，会议决定事项督办情况通报 4 考核评价： 4.1由办公室根据以上标准进行考核、评价。 4.2 全体员工监督执行。