万向钱潮WXQC-ERP-SD-TB-080出口订单发货流程.docVIP

未来业务流程设计 销售与分销模块 流程名称: 出口定单发货维护 流程编号: WXQC-ERP-SD-TB-080 作者: 瞿国栋，刘荣富,吴浩 日期: 2003.10.23 版本: V2.0  文档管理 A: 关键联系信息 姓名 小组 联系电话 电子邮件地址 B: 修改历史 Enter information about changes made to this section of the document 修改日期 修改人 修改内容 C: 审批控制 Enter information about changes made to this section of the document 审批日期 审批人 审批内容 D: 签名 姓名: …………………………………… 职责: …………………………………… 日期: ……/……/…… 目标/宗旨 结合ERP系统，规范发货流程，提高业务处理效率和信息的传递效率，完善发货过程的管理规范，增加信息透明度，增加过程的可控性，降低应收款风险，提高客户满意率。 将来流程综述 出口订单发货的主要步骤包括：出口处根据客户采购合同安排生产、装箱单制作及过程跟踪，业务处负责出库单制作，成品库负责将产品发出，财务部开具发票，最后由出口处负责将发票寄给客户。 出口处将合同以订单的形式录入系统，系统自动信用检查，如通过，产品保证部业务处负责处理后续的交货单（出库单）流程，信用检查不通过，需要各个部门审批，甚至总经理审批。订单是生产计划的需求来源，发货之前将订单打印出来在系统外部进行发货审批，同意发货则对交货冻结的定单解冻即可。 发货流程的关键是效率要高，所有信息只需输入一次，信息透明，在收到客户需求后就要快速对发货申请进行确认落实，各相关部门能够监控进度，并且发货过程中要保证资金的安全。 流程改进 产品保证部出口处在签订了合同后，在系统中录入订单，在尚未安排生产计划的时候，系统无法确定交货时间。经过计划安排后系统确认该订单，业务部门可以立即通知客户发货时间和数量。 产品保证部出口处能够通过系统掌握订单的生产进度，保持对发货过程的实时监控。实发情况报表可以实时从系统中获取，无需人工整理。 整个发货流程与财务紧密集成，自动信用控制可以自动监控客户应收状况和付款状况，发货过帐和出具发票自动产生会计凭证。信用控制的数据来源包括客户当前的所有未清款项。在收到客户的发货要求后能及时发现信用控制问题并通知客户付款，避免交期的拖延。今后还可以针对单个客户设立信用额度，一户一策区别对待。这样可以降低应收风险，保证资金安全。 所有业务数据只需输入一次，减少重复劳动，提高工作效率，减少出错几率。发货的业务单据保存在系统中，操作人员可以快速获取不同形式的销售报表，销售统计分析、对比分析效率提高。缺发货情况通过数据共享，可随时查阅。 出口订单是按单生产的计划模式，产品是专为这份合同生产，所以在系统中相同的物料编码不同的包装的物料可以通过订单号来区分。当然如果需要将原有的库存转为出口订单的库存，需要多一步转储的操作。 将来业务流程示意图 流程名称：出口订单发货流程 备 注 外贸公司将所需产品以产品采购合同的形式下达； 出口处需对合同进行合同评审； 合同评审完后，由出口处向制造总部下达要货计划（将合同评审前冻结的计划解冻）； 制造总部安排生产； 成品产出； 出口处制作装箱单； 出口处用装箱单传真告客户产出情况； 客户在发运前传真给出口处发货通知单； 制造总部根据装箱单包装产品； 产品包装好后交成品库； 业务处开具出库单； 出库单需审批后才能出具； 成品库负责发货并出具发运清单； 财务部根据出库单开具发票与专用退税缴款书； 出口处将发票寄给客户，此次出口订单流程结束。 流程步骤 部门 职责人 时间 备注 1、合同评审 各相关部门 接到采购合同后 2、下达要货计划 出口处 合同评审结束后 出口处在合同评审结束后，下达要货计划给生产部门 3、生产 制造部门 要货计划下达后 制造总部调度员根据要货计划相应地安排生产 4、箱单制作 出口处 要货计划下达后 根据包装规范制作箱单下发包装车间并传真通知客户 5、出库单 业务处 产品产出且客户已提交发货通知单 产品产出后由出口处通知客户，客户按照箱单提供发货通知单，业务处根据通知单出具出库单，提供财务及成品库各已份 6、产品入库 制总、成品库 产品包装后 制造总部根据箱单包装好产品后交仓 7、发货 成品库 客户要求时间 成品库根据出库单在客户要求时间内发货 8、出具