凤竹纺织第1章集成的会计系统.docVIP

集成的会计系统 财务四大基础模块 ERP系统是分模块的，在财务会计领域，一般总会有如下的4大模块：总帐，应收帐款，应付帐款和固定资产。如图1-1所示，这四个模块本身是相互集成的（图中以连接模块的线条代表模块间的集成），比如当用户对应收，应付和资产三个明细分类帐进行操作时，系统会自动更新总分类帐中的数据。 图1-1 财务四大基础模块 这四大基础模块可以构成一个独立的会计软件 – 它具有和其他会计软件一样的特征：帐务处理和业务处理是分开的。所谓业务处理是指企业日常运作的具体业务，比如根据销售定单和定单履行情况开出销售发票；根据采购定单和收货情况校验收到的发票；以及所有的库存收发业务等等。而所谓帐务处理是指财务人员根据原始凭证（包括外部的，如发票，和内部的，如入库单）编制会计分录，在系统中记录下来。对于一般会计软件而言帐务处理和业务处理是分开的，它们之间是通过单据在企业内部其他部门和财务部门间的传递和核对完成的，同时财务人员需要利用专业知识分析业务和编制分录。同时除了最基础的借贷，科目和金额以外，财务人员可能还需要手工录入一些附加信息，以利于日后做一些简单的汇总分析，这些附加信息是以凭证输入时的附加字段体现的。图1-1右下角红色的粗箭头代表了这种分开处理的过程。 虽然大方向上是一致的，但是不同的软件之间在功能上还是会有很大的差别的，图1-1中列举了一些这四大基础模块的功能。模块外部的红色箭头是需要手工输入的功能，模块内部的则是系统可以自动完成的功能。事实上有些功能已经体现了ERP业务处理和帐务处理统一的特征，比如图1-1中的红圈所示的自动付款功能。 集成下的财务会计 如果ERP的财务会计模块仅仅是一般会计软件的功能延伸和加强，那它不会在最近的10年间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革。而ERP本身的集成性，决定了它的财务会计模块完全融入到了企业整体的流程中，图1-2描述了在集成环境下的财务会计模块。 图1-2 财务会计和物流的集成 在物流领域有四个基本的模块：销售，生产，采购和库存管理，企业物流管理的流程和功能不是本书所要讨论的内容，图1-2中我们大致例举了一些物流模块的基本功能（在图中各模块内部）。在下面我们要着重介绍的是物流模块和财务会计的集成关系，本章主要介绍以下7个集成点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，其他收发货，盘点和估价。 销售开票 销售开票的过程其实是在ERP系统中生成一帐开票凭证（Billing Documents）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证在金税系统中套打出来（或直接套打出来）的实物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票，那“发票”都是指系统中保存的开票凭证。 ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息，从而使得开票的过程尽可能的简单，也防止了错误的产生。 发票的结构 发票由一个发票抬头和多条行项目构成。在发票抬头系统保存了关于整张发票的信息，比如付款方（客户），开票日期，整张发票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件，售达方（有时候付款方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整张发票的折扣）。行项目中保存了仅对该行有用的信息，比如 商品，数量，该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对的发货单号），价格条款（比如货款，运费，折扣，增值税等等）。 可以发现系统中的发票所保存的信息大大超过了实物发票所需要的，在套打实物发票时，系统会根据各国家和企业的规定选取相关的信息，按规定的格式打印出来。 开票方式 从参照凭证（定单或发货单）生成发票，系统提供了如下一些可能的方法： 只要某些数据吻合，你可以合并多张不同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或一部分，开出一张发票。前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。其次，拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的开票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编号，销售组织和开票类型的参照凭证，如果上述的前提条件都满足，系统将开出一张发票。 如果你希望在某些情况下发票是分开的，比如希望同一张交货单上的很多商品按不同的商品组分开开票，那么可以通过定义拆分开票规则来实现。 当然你也可以针对每张销售凭证开一张发票，比如每张发货单一张发票。 在具体执行开票时，系统提供了如下方法： 定单或发货单个别开票。我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票。 手工处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票，在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。