创新高校会议服务模式,提高学术会议服务水平.pdfVIP

高校后勤研究 2011年第6期 高校是人才培养和科学研究的中心，承担着人 传册、海报、代表证、礼品等一系列用品的制作 ， 才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的功 会议网站建设 ，会场、住宿、交通、餐饮安排，会 能，是思想文化交流最频繁的地方。会议活动特别 议注册，会议现场的组织和服务，参观、旅游活动 是学术会议十分活跃。会议服务是高校服务保障体 的安排 ，会议资料的整理、归档、结集出版等。这 系的一个重要组成部分。随着学校事业的发展，对 是一个综合的系统工程，组织工作量大 ，涉及人 学术会议服务提出了更高的要求，高校的会议服务 流、物流、信息流等多方面的管理。组织学术会 必须创新模式，提高学术会议服务的专业化水平。 议 ，特别是国际会议，还需要处理一些复杂情况， 一 、 高校的发展要求提升学术会议服务的专业 例如涉及宗教信仰，独特的民族或文化习惯的相关 化水平 事宜。 1．学术会议的重要意义 概括起来讲，一个学术会议的组织可以主要归 学术会议，是为了研究学术问题而组织开展的 纳为两个方面的工作。一是与会议主题相关的核心 研讨交流活动，学术会议是科研工作的重要组成部 工作，包括学术主题及相关子课题的确定，会议重 分，在促进学术交流 ，开展学术合作，提高科研水 点内容的策划 ，参会单位和人员的邀请，论文的评 平和提升学术声誉等方面发挥着积极作用 ；学术会 审筛选，文稿的起草，宣传发布，重要嘉宾 的接 议是重要 的教育资源，有利于营造 良好的学术氛 待，敏感问题的把关处理等 ；另一类是召开会议需 围，激发学生的学习兴趣，是学生在课程学习之外 要的支持系统 ，包括前面述及的会场、会务、印刷 的 “另一个课堂”，是没有 围墙 的课堂。听讲座 ， 制作、餐饮、食宿、交通、旅游的系列安排，主要 参加学术会议是大学校园学生学习的一种重要形 由大量繁杂的事务性工作组成。 式；学术会议 ，特别是国际学术会议。还是学校对 目前 ，高校学术会议组织工作的主要模式是会 外交流的重要渠道，是展示学校形象的重要窗 口， 议的主办单位把所有的工作都承担起来。会议的主 是提升学校影响力和辐射力的重要载体。随着我国 办单位一般是学校科研相关部处 、院系或以某个学 高等教育的发展，高校学术会议的数量和规格都呈 科带头人牵头的实验室或课题组。由于组织工作量 现较快的上升趋势，以清华大学为例 ，近年来，每 巨大 ，教师和研究生齐上阵，成为学术会议的工作 年举办的国际学术会议 (不包含单场次的学术报告 人员。他们既要负责与学术相关的核心业务，又要 会)由前几年的三十余个上升为七十余个 ，会议规 事无巨细地承担大量事务性工作。学术会议缺乏有 格也在不断提升。学术会议的发展对会议服务提出 深度的、专业性的公共服务 ，而学校已有的会议服 了更高的标准和要求。 务机构主要侧重提供会场的具体服务，没有将服务 2．学术会议服务的特点和存在的问题 深入到学术会议的全过程，处于比较粗放的状态。 学术会议有比较规范的组织流程，包括提出申 这导致一些突出的问题 ：一是师生普遍反映组织一 请，会议策划，会议通知通告 (筹备期较长的会议 个学术会议十分辛苦 ，不能将精力集中到与业务相 往往需要多轮通知)，会议联络，论文的收集 、筛 关的核心内容上，在一定程度上影