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《档案学研究》 年第 期 档案馆政府信息管理功能的内涵与实践 夏义垫 武汉大学信息资源研究中心 武汉摘 要 通过对档案馆政府信息存储、开发、服务以及电子政务标准等行为的深入分析,总结其政府信息管理功能,系统梳理 了西方国家档案馆在政府信息资源开发建设中的积极作用,进而指出我国档案馆在政府信息管理功能方面当前存 在的问题,并提出对策建议。 关键词 档案馆 政府信息资源管理 电子政务’ , : , ,? , ’?., ? ? .: “档案是政府的工具,可以筑造一个民族的历 史, 。作为社会公共信息机构,档案馆担负着政府 档案馆政府信息管理功能的内涵 信息资源中心的角色,是公众与政府信息沟通的桥 梁纽带。由于自身的行政隶属关系和对政府机关行 档案馆政府信息管理功能由来已久,可追溯到 政事务流程的熟悉,档案馆在政府信息资源管理中 国家的产生,伴随着政府文件的保管而逐渐发展, 有着天然的优势和便利,“档案馆的一个重要特点 并形成了较为完善的管理体系。与公共图书馆相 是最集中地保管政府信息,政府信息不仅多,而且 比,其与政府行政体系的关系更为紧密,一方面,从 全’倒,并在切人政府信息公开查阅以及政府信息资 历史渊源来看,档案部门往往作为政府机构的重要 源的开发利用中积累了许多宝贵的经验,发挥着重 组成部分,直接承担政府文件的收藏保管任务,以 为政府及其公务人员服务为主,而图书馆作为社会 要的作用。 文化传播的重要载体,虽然也承担了部分政府信息档案行政管理 资源开发服务功能,但在机构设置以及内部管理等 共图书馆一样,各级档案馆也是公众电子政务利用 方面具有相对独立性,以服务公众为己任;另一方 的重要场所,舒适的阅览室、快捷的网速、专业人员 面,从服务对象与核心业务范围判断,前者以政府 的指导等为用户电子政务利用创造了良好的使用 文件信息的收藏整理为主,后者以科技文化等社会 环境。 公共信息的传播为主,信息服务范围更为广泛。具 体地讲,档案馆政府信息管理功能的内涵包括以下 西方国家档案馆政府信息管理实践 几点: 政府信息资源的永久保存。研究发现,一个 电子政务发达的西方国家高度重视政府信息 机构几乎 %的信息包含在文件中 。档案馆在长 资源的开发利用,并将图书馆、档案馆等社会公 期工作中重视对政府信息资源的收集整理,并形成 共信息机构纳入政府信息管理体系。归纳起来, 了对文件和政府信息整理方式、著录语言、检索词 西方发达国家档案馆政府信息管理工作的主要 以及存储保管等一体化的工作流程与工作规律。特 特征如下: 别是在政府信息资源的永久保存方面专业优势明充分发挥政府信息资源存储保管优势,积 显,也因此汇聚了来自政府、社会的各类信息资源, 极参与政府数字资源存取战略。在建立政府信息法 在事实上发挥着政府信息集散中心的角色。 定寄存机制,保障档案馆、图书馆等机构政府文献 政府信息服务的窗口。政府信息资源的收 存档权的基础上,各国档案部门还十分注重多渠 集、整理历来是公共档案馆的工作重心,而向公众 道、多形式地收集政府文件资料,以尽可能多的采 免费开放解密后的政府档案也是各国档案资源利 集和占有政府信息资源。例如,美国“档案馆与博物 用的通行做法。因此,各级档案馆围绕政府信息利 馆、图书馆及学校的关系十分密切。档案馆与博物 用所开展的有针对性的信息指引服务、信息咨询和 馆、图书馆相互交流,所收资料资源共享,扩大了所 自动化检索服务以及定期或不定期出版档案检索 收档案信息资源的范围 。目前澳大利亚等国档案 工具和文件汇编、开展缩微复制服务等均:是档案馆 馆接收的政府文件,均采取电子文件和相同的纸质 政府信息服务的重要形式。随着政府信息公开进程 文件双套制进馆方式。 的不断推进,政府文件与档案资源的内在联系愈加 西方国家还高度重视政府数字信息的长期保 紧密,开展现行文件利用服务已成为档案馆参与政 存与永久利用问题,纷纷以国家档案馆、图书馆等 务公开的重要形式。 专业性信息机构为核心成立工作委员会或工作小 政府信息资源的开发。特色资源是信息资 组,进行相应方案的规划设计。由澳大利亚档案馆、 源中最具生命力的组成部分,而档案利用是档案工 图书信息服务委员会、国家保存办公室等部门组成 作的目的与归宿,开发政府档案资源,建立特色政 的调研小组通过对数字信息长期存取与保存的研 府信息资源数据库服务于用户是实现政府信息资 究,于 年启动了《保存和获取澳大利亚网络文 源效益价值的重要体现。因此,国内外政府档案管 献资源》项目,制定了存档内容的采集和长期存取 理的一个重要理念就是充分挖掘和利用政府档案 政策、程序与选择指导方针,形成了对澳大利亚网 文献资料所蕴涵的丰富社会价值,向公众主动提供 络数字信息的存档和长期保存的全国性协作网络, 包括政府信息在内的