应对数字信息风险的防范措施及要求.pdfVIP

囱日罾囝 iUZLAHA 口 辽东学院信息技术学院 陈 松 摘 要 数字文件表现出很多独有的特性，在管理过程中面临许多风险因素，因而迫切需要加强数字文件的风险管理研究。本 文通过对数字信息风险因素分析、识别，提出了应对数字信息风险的防范措施及要求。 关键词 数字信息 风险防范 档案保护 随着计算机网络技术的E!l益发展与广泛应用，数字文件大量 理软件，实现文件生成 、处理、管理程序与业务程序相集成。 产生。与传统介质文件相比，数字文件表现出很多独有的特性，在 2．完善电子文件管理系统。电子文件的产生离不开计算机系 管理过程中面临许多风险因素，因而迫切需要加强数字文件的风 统，每一份文件都是在特定的系统中形成。因此，要在源头上控制 险管理研究。风险是指由于某些不可预知的因素引发问题的可能 风险，使用标准、统一的系统，保证其与档案管理系统的兼容，给电 性，是人类社会的必然现象，是客观存在的，不以人的意志为转移。 子文件的长期存取和利用扫清障碍。与电子文件有关的系统主要 风险管理是识别风险并采取措施控制风险的过程。我们无法完全避 有两类：一是电子文件形成系统，它是电子文件生成、流转的场所； 免或彻底消除风险，但能认识风险、管理风险，使之处于能够有效控 二是电子文件保存系统，它负责电子文件的长期保存和提供利用。 制的状态范围，以减少风险带来的损失。数字文件遭到破坏后，伴随 这两类系统在设计上存在的隐患与缺失都是对电子文件质量的潜 的不仅是巨额的经济损失，更有负面的甚至是致命的社会影响。 在威胁。假设生成电子文件的业务系统因设计时考虑不周而存在 对于企业来说，若其生成和保存的数字文件质量缺损，可能生 管理功能的某些缺陷，如未能完整捕获电子文件的元数据，则势必 成直接和间接的巨大经济损失，损害多方利益。据统计 ，美国在 影响电子文件证明业务活动全貌的能力 ；再如未能及时归档保存 2000年以前的十年间，发生过数据灾难的公司中，有 55％当时倒 重要的电子文件，则会造成 电子文件不完整等。因此，需要加强与 闭，剩下的45％中，因为数据丢失，有 29％也在两年之 内倒闭，生存 完善这两类系统的设计以应对电子文件风险，保证电子文件信息 下来的仅 占16％。就政府机构而言，若其生成和保存的数字文件质 的质量。保证系统成功最重要的因素就是系统切合业务需求，而无 量缺损，可能还会造成连带损失，如可能影响政府的科学决策和 自 论是信息技术部门或是系统开发商都不可能精通机构的业务。从 身业务的正常开展 ，也可能会对整个国家、民族、地区、社会或民众 电子文件风险管理的角度来看，无论是电子文件形成系统还是电 产生历史文化、政治、经济、军事等诸多方面的负面影响。 子文件保存系统的开发 ，都需要信息安全 、文件管理、业务管理这 鉴于数字信息对当今社会的重大作用、数字记录本身的脆弱 三个领域的专业人员相互配合，这是系统成功的一个重要条件。 性以及风险变成现实后所造成的严重后果，安全存储数字记录已 3．维护元数据的完整。元数据完整地记录了电子文件的形成 成为当今文件工作者_T作的重要 内容，工作人员必须对数字记录 过程、技术措施(如数字签名、密钥、密码)和管理过程，根据这些记 的存储进行风险管理，通过风险管理策略将数字记录存储风险控 录可以确认其真实性。元数据完整地记录了电子文件的内容、结构 制到最低限度。一份电子文件在其生命周期中，将依次经过生成、 和背景，保存这些元数据，并在元数据与文件之间建立有效的联 流转、保存等几个阶段，每一个阶段的电子文件都可能发生质量的 系，是维护电子文件完整性的必备手段 ；元数据记录了电子文件形 缺损，并可能对组织和社会造成不 良影响。其中文件的生成、流转 成 、迁移后的技术环境，为保证其长期可读提供了必要的信息；元 阶段是防范风险的最佳时机。因为文件在生成和流转阶段的不少 数据是 目录信息的来源，如果有关机构在记录元数据的时候采用 风险还存在弥补的余地，比如文件信息不准确，可以重新采集，文 通用的元素集，遵循标准格式和统一的编码体系，那么就可以实现 件丢失，可以重新制作等。但当文件的生成、流转阶段结束后，文件