第16講-商業簡報聽眾的分析.docVIP

第七章簡報第16講 - 商業簡報聽眾的分析第一節分析聽眾簡報成功的關鍵在於聽眾是否能接受或瞭解簡報的內容。而為了讓對方可以接受簡報，其內容必須是要照著聽眾的要求或條件而提出。因此，為使簡報成功，聽眾的分析是不可或缺的。也就是認識聽眾是極為重要的。要做好「聽眾分析」，你必須擺脫先入為主的觀念，簡報前先釐清會來聽簡報的是哪些人、哪些人會被你的簡報所打動。大部分你所需的資訊，可從下列三個問題的細部答案中獲得：、聽眾是哪些人？在對聽眾的分析上，你要盡可能多去發掘與你的聽眾有關的事物，包括各種群體的統計資料以及個別聽眾的特定資料等。因此，對聽眾的評估可從：主要聽眾與次要聽眾兩層次來分析。(一)分析主要聽眾：主要聽眾是指那些實際會出席簡報的人，你可從團體與個人兩方面來分析。(二)分析關鍵決策者：找出掌控決策過程，且左右出席團體的觀點的人。(三)分析次要聽眾：次要聽眾是指那些有可能會間接聽到你的演說、會受簡報影響，或一同準備這項簡報的人。而次要聽眾往往被忽略，但不應如此，因這些隠性聽眾也可輕易影響你的表現。二、聽眾具備哪些知識？又期待些什麼？(一)聽眾對簡報主題瞭解多少？探討你的聽眾有何背景知識，以及他們對訊息的需求。要避免熟悉簡報主題的專家們覺得太無趣，或者讓初學者覺得太艱澀，以下是一些必須銘記在心的要項：(二)聽眾對你瞭解多少？找出你的聽眾對你有多少瞭解，然後試著去評估他們的觀感。想想他們對你的能力和個性有什麼看法？ (三)聽眾對簡報形式有什麼期待？瞭解聽眾的心態與態度。(四)聽眾在文化面上有什麼期待？聽眾的文化背景會深深影響簡報策略的每個面向。這裡的「文化」，指的是國家、宗教、行業、組織、性別、種族和工作團體，以下是一些跨文化簡報的注意事項：三、聽眾的感受是什麼？聽眾的感受和認知同等重要，商業人士不單單只是重視事實和理性，其實他們也重視感覺，也會被簡報者或其所傳遞的訊息所打動。聽眾可能從簡報中得到自信、興奮、希望等正面感受，但也可能出現焦慮、害怕或忌妒等負面情緒。同時，還要留心聽眾的整體情緒。注意目前的經濟局勢、時機或他們的士氣，並謹記在心。更深入一點，你還可以分析他們對你要簡報的主題有多少興趣？有何固定成見？態度如何？聽眾感 聽眾聽眾麼聽眾第 17 講 - 商業簡報聽眾的類型與因應壹、 講次大綱：一、商業簡報聽眾的類型二、商業簡報聽眾的因應貳、講次內容：一、本講次將針對商業簡報目的類型與因應加以探討。每個對象都有不同的偏見、目標、愛好、興趣和需要，所以你很容易搞錯對象到底關心什麼好處。因此，在瞭解如何分析你的聽眾之後，接下來我們要從介紹如何確認你的聽眾，也說是看清誰才是聽眾，才能有效分析出他們想要什麼，提出符合他們所需的提案。二、一般而言，商業簡報的對象大致有對主管、同事、客戶、記者等四種，亦可分為內部簡報(如：主管、同事)與外部簡報(如：客戶、記者)兩大類型。在瞭解分析聽眾的一些基本做法及簡報聽眾的類型後，想必對於簡報的聽眾有了一般的輪廓了，接下來就請簡報者嘗試著回答下列的各項問題。問題一：誰是決策者？問題二：決策者對實際情況瞭解多少？問題三：決策者對情況的看法如何？問題四：決策者將對建議案如何反應？問題五：瞭解決策者的方式是什麼？問題六：還有誰參加此次簡報？他們對建議案的看法是什麼？問題七：還有誰會被簡報所影響？問題八：下一個步驟是什麼？問題九：我的後退位置是什麼？簡報者如能於確立簡報目標後，一一審問上述各問題，當能讓你在準備簡報時考慮你的聽眾，及可提醒你再做一次檢討。三、不同聽眾之因應狀況一：全場都知道──有位參加者比你懂得更多、更像專家。因應之道：不要與之對抗！反而是要把他帶進你的簡報中。狀況二：沒有做任何準備的參加者──這些人並沒有按照你的要求預作準備。因應之道：保持彈性！你也許可以刪掉一部分的議程，好挪出一些時間，讓這些人可以跟上進度。狀況三：午餐後的昏睡時間──這是最難讓參加者集中注意力的時間。因應之道：如果你可以選擇午餐的內容的話，盡量清淡，而且不要有太多的點心。如果不行的話，那麼你可以調整你的簡報模式，例如多做一點短時間的休息或是增加互動。狀況四：不停說話的聽眾──有些參加者會在簡報中不停交談。因應之道：務必避免激起該參加者的防衛心態。因為對方之所以會這麼做，可能只是由於他對你的簡報內容已瞭解，或是對其不感興趣而已。你可以在接下來的休息時間時，詢問該參加者的反應。第八章簡報邏輯、設計與製作第 18 講 - 商業簡報設計邏輯與運用壹、 講次大綱：一、商業簡報設計邏輯二、商業簡報設計邏輯的運用貳、講次內容：一、本講次將針對商業簡報設計邏輯與運用加以探討。簡報者的工作就是成為聽眾的領航員，而發展合乎邏輯的流暢內容，則是