浅谈如何做好高校新校区基建档案管理工作.pdfVIP

斟技档案管理砷奔 较区基建档察管理I作 安徽宿州学院 熊艳梅 1．档案管理者责任意识不强．缺乏有效的 条不够清楚；图纸质量差；一些具有凭证作用 管理制度与约束协调机制 图纸文件用的是复印件而不是原件，签字 、盖 在新校区的建设中。档案管理者责任意识 章不全，甚至有的文件根本就没有签字、盖章； 不强，主要领导和档案人员对基建档案重要性 有些材料和图纸不注明日期，有些图纸和事物 的认识不够，宣传力度不够 ，基建档案管理职 不符，用施工图代替竣工图；文件归档时材料、 责没有落实到个人。建设单位只重视工程进 纸张大小不统一，有无变更情况不做说明。 度与工程质量，而忽视基建档案资料的同步收 3．基建档案管理投入经费不足 集整理工作，造成越到建设项 目后期基建档案 基建档案管理投人经费不足主要表现以 收集整理工作的难度就越大。 下两个方面：一是大部分高校都没有设置专门 由于缺乏有效的基建档案管理制度与约 的基建档案管理人员，也没有专门的基建档案 束协调机制，没能从建设各方的档案职责、档 保管库房，缺乏现代化管理需要的信息技术设 案材料的收集范围、归档质量要求、基建档案 备，对相关基建档案材料的管理仍采用传统的 经费来源、归档验收手续及归档时间等方面做 手工管理方式，没有形成由纸质档案向电子档 出明确规定，使得基建档案归档收集工作无法 案的转化，不利于基建档案安全保管和检索利 做到有章可循、有法可依 ，再加上各单位对档 用。二是档案从业人员素质不高，缺少培训。目 案归档工作缺乏相互协作和配合，只靠少数档 前高校档案从业人员整体素质不高，很多从事 案员来协调这项工作是比较困难的。 档案管理的人员并不是档案本专业出身．严重 2．归档文件质量不高 缺乏既熟悉档案管理专业知识又熟悉基建业 由于档案意识薄弱。再加上档案工作人员 务的管理人员，对计算机档案管理系统等现代 缺乏工程建设方面的专业知识，对不同阶段和 化管理手段也不熟悉，因此很有必要投入一定 不同部门产生的基建档案分不太清楚．因此在 的经费对从业人员进行培训。 接收档案时一般都是相关人员交多少就收多 4．保管利用方式比较单一 少．至于有没有收齐没有把握。而且归档文件 建立好高校新校区基建档案的主要 目的 内容质量不高，主要表现在 ：工程资料文件磨 是为了日后的方便利用，然而 目前高校对基建 损污染严重．有些材料多次被用各种颜色的笔 档案的保存仍然停留在纸质档案的阶段，提供 进行涂改：编绘的竣工图不整洁，格式和内容 利用方式比较单一，多为档案管理人员手工检 不统一，也没有逐张加盖竣工图章。字迹与线 索。这种检索利用方式检索速度比较慢，对档 科《技档案2o12年第4期 7 科技档案管理研奔 案原件(特别是图纸原件)的频繁使用易导致 时实行基建档案保证金的约束机制，不论是实 原件损坏，有些重要资料甚至被带到施工现场 行总承包还是分包，必须坚持基建档案工作与 使用后不知去向。少数高校即使建立了档案 工程立项、建设、竣工验收同步，在基建档案验 信息数据库，但多数仅