档案数字化质量的规范处理.pdfVIP

维普资讯 口吴绪成 陈素萍 濑北省档案局{馆 )纸质档案数字化 20o4年开始探 (三)文件嫡号存在 不科 学的问题．不能按腰序骟号 索，2005年起步 ．2006年积 累经验，如何实瑰全程规范 保持档案的连续性和一贯性。有的文件漏编页号；有的 管理确保质量．始终是一个焦点问题 围绕这个焦点在 文件重复编号；还有 一份文件上几个编号 的情况 实践中坚持三条原购 ：一是猴抓档案资料前处理 ，严把 (噼)文件 耳最袁和备考袁填写不规范 ．不能体现梧 档案案卷基础关；二是狠抓文仲扫描标准化操作 ，严把 靡文件的完整性 在 目录表 中．有的褴有按 该文件最 扫描图像质量 关 ；三是狠抓档案资料后处理 ，严把档案 后形成时 间认真填写 ：或 同一文件 目录多份文稿 ，或 资料原件还原美 两年以来 ．通过坚持酿则、严格标准、 漏写文号 ．或文号填写不垒，在备考表 中，一是缺乏 规范管理 ．共完成馆藏档案歙字化 l3个全宗 ，3万多 必要的说 明 如对于重份 文件不应该扫描 、卷 内文件 卷 ，计 1l00多万页的数字化任务 ．制作光盘 300多盘 。 顺序颠倒没有拆卷重新编页码 、卷 内酸损文件等情况 鉴于数字化韧期经验不足 ，当前仍然存在不少需要改进 没有在备考表中注 明。二是备考表表树错误 。如备考 的地方 主要是 ： 表所标示卷 内文件页码数与实 际数不相符等 ．．三是欢 档案数字化前处理 (一)文件题名存在重要的 备考表 遗漏错误．不能准确表达档案资料竹中，内客和形式特 (五]卷 内同舒文件的底稿与正式文件分开放置 ．容 征 如精编文件题名，单份文件题名要素不全或不能准 易疏漏出错 ，造成重复扫描= 确揭示文件的内容 ．直拟题名没有加 “[]．符号等均有 档案资料扫描过程中 (一)漏扫与 扫I1莲。 不同程度的存在。有些档案原卷 内题名 中自拟题名过于 一 是碾扫描档案文件资料 、大图纸的大量信息 。有 的档 简单 ．无法反映档案的信息．前处理时又没有修改原题 案页面折字遗字 ，信息没有全部扫描 出来 ；有的统计 名 ；还有些文件在愿 目录中存在没有立件的现象 报表耩扫描信息．如在一套表 中两组数据的信息只扫 (二)文件责任者存在严重缺失现象，不能确认对档 描 了一组 二是对列为不进行数字化处理 的对象进行 案内容进行垒责的团体或个人 一是有的文件无机构名 了扫描。如 ：正式文本中的定稿 (文件处理签及定稿 称：二是有 的单位成立时的名称与现在的名称不一致 ， 中有领导人亲笔批示和审改内容的睬外)、成批统计报 在前处理时没有按 当时的机构名称 填写；三是发文者误 表 中的重复性填表说 明文字 、有正式转 发件 (发文) 写戒责任者。 的被转发件(收文)等无须列入数字化处理的对象 ，实际 T一 维普资讯 上进行了扫描 。 题注意加强分析，研究对策，及时改进。主要做法是： (二)大幅面图像的拼接处理ffi题。大幅面档案 资 宏观上紧扣 目的。档案数字化的根本目的无外 料、图纸进行分区扫描形成的多幅图像 。按要求应该进 乎两条：一是方便利用，二是保护原件。从方便利用考 行拼接处理，合并为一个完整的图像 ，以保证档案资料 虑 ，主要要求适应计算机技术和网络技术大环境，图像 数字化图像的整体性。在扫描过程中，从技术上完成多 清晰、挂接正确、拼接完整是必不可少 的条件 ，质量保证 幅匝像的拼接处理是完全没有问题的，但是在扫描加工 是基础。因此。狠抓全程质量管理是关键。从保护原件考 的实践中却往往没有这样做。这种情