试论图书馆的项目管理.docxVIP

论图书馆的项目管理刘炜刘年娣上海图书馆，上海 200031wliu@libnet.sh.cn摘 要项目管理的手段和方法可以作为现代图书馆管理的一种补充，使图书馆在数字化和网络化的信息环境中更为有效地运作。本文分析了图书馆引入项目管理的必要性和可行性，结合图书馆的业务和服务，论述了图书馆进行项目管理的具体方法和步骤。引言21世纪的图书馆面临日益复杂的信息环境，呈现更加丰富多彩的存在形式。数字化和网络化深刻地改变着图书馆的形态和内容，其管理也必然随之发展和进步。然而较之于经济活动领域，图书馆管理的变革似乎步子更慢一些，图书馆的业务工作、服务、乃至于经营活动尚缺乏革新的动力，还没有形成适应发展趋势的范式，可供整个行业借鉴参考。图书馆处理对象的数字化是图书馆自产生以来所发生的影响最为深远的变化，图书馆第一次有可能直接对于知识内容进行处理，加上业务联系和服务方式的网络化，使原先的图书馆业务流程面临很大冲击，图书馆管理也不得不跟上发展的步伐，进行业务流程重组，并引入许多新的管理因素和管理方式。项目管理作为一种轻便灵活的管理形式，带来了许多全新的管理理念和大量管理技巧与技术，特别适用于作为社会转型期或者对于复杂社会组织基本管理的一种补充，已经在许多行业和领域获得了巨大的成功。图书馆作为一种承担特定职能的社会机构，长期以来形成了其特定的管理模式和方法，引入项目管理之后，必然也能够给图书馆管理带来新的理念和活力。项目管理概述古代先贤们用他们的智慧，为我们留下了许多项目管理的伟大成果，例如金字塔、长城、大运河等等。项目管理作为一个学科直到20世纪50年代才正式出现，当时美国的两个典型案例使项目管理获得举世瞩目：1957年美国杜邦公司采用项目管理，使设备维修过程优化，将停工时间由125小时锐减为7小时；1958年美国国防部在北极星导弹设计计划中采用项目管理，使设计时间缩短了两年。由于项目管理成效显著，1965年成立了第一个项目管理专业性国际组织IPMA（International Project Management Association)，随后项目管理得到迅速推广，目前已被广泛应用于各类国际组织、政府机构，以及航空、航天、国防、建筑、医药、化工、金融、财务、广告、法律等行业。近20年以来，IT技术的介入更加刺激了项目管理体系和方法的进步，其发展逐步行业化、正规化，形成了一整套知识体系和认证机制，得到前所未有的的青睐和重视。在我国，取得项目管理专业学位已成为继工商管理硕士之后又一热点。美国《财富》杂志曾断言：项目经理将成为21世纪的最佳职业，甚至有些管理杂志认为项目管理是“二十一世纪企业成败的关键”，虽然其中不乏炒作之嫌，但也说明了其热衷程度。项目管理是指为达成一个明确而固定目标，而对任务和资源（人财物时间等）进行计划、组织、协调和控制的过程。管理的内容通常包括成本、人员、进度、质量、风险等。根据经典的管理理论，管理可分为五个层面：人力资源管理、资金（财务）管理、物流管理、信息流管理、知识产权管理。人们总认为管理的本质是规范，是流程控制，但是项目管理把资源的获取、配置、利用作为管理的核心，以提高效率作为管理的终极目的。这也是传统的管理与项目管理的最大的不同之处。项目管理有如下特点：目标明确。项目管理的目标和需求在项目设定之初就应该是可以度量的，否则将增加无法完成项目的风险。目的不明，或重复执行的工作一般不采用项目管理的办法。资源有限。资源包括人、财、物、时间等要素。即使是以消耗资源为目标的项目，也受到有限资源的约束，例如项目完成时间。临时性。每一个项目一定有开始、结束和工作期限，失败的项目也有结束。独立性。项目的明确目标、有限资源和临时性就反映了一定的独立性。另外项目常常在管理体制、资源的调度使用、与项目母体的关系等各个方面呈现独立性。需要协调相关工作。项目可以分解成一系列相关联的任务，通过资源的调度分阶段地打成目标，这其中有各种的协调工作。大型项目本身甚至像一个独立王国，其中有各种“政治问题”必须优先于技术问题和工程问题加以解决。手段和方法多样。项目管理属于一种微观管理，应用于不同行业呈现不同特点，例如IT领域的项目管理与建筑工程具有很大不同，但这些不同主要体现在方法手段方面，就项目管理的抽象本质来说还是一致的。反映了多种管理理念。项目管理同时又是一种完全管理，一滴水可见太阳，管理的五大基本职能计划、组织、人事、领导、控制一个不缺。系统管理思想、行为管理、行政管理、科学管理、权变理论、经验管理、目标管理等在其中都有反映。计算机化。现代项目管理有一种技术化倾向，依靠技术手段的进步可以解决80%的问题，而高明之处就在剩余的20%中了。对于国内大多数处于混沌初开朦胧状态的经验管理来说，首先掌握管理的技术是十分必要的，我们不能竞争没开始就输在起跑线上。