高效的会务管理.pptVIP

有效沟通 高效的会务管理 讲师：谭小芳 第一部分 正确认识会议! （一）弄清会议目的 （二）企业会议现状透视 （三）合理控制会议频数 (一)弄清会议目的（1） 为什么要开会?! （一）弄清会议目的（2） *会议是企业经营管理的重要工具。 *会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。 *现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。 （一）弄清会议目的（3） 1、资讯分享与监工（30-40%） 2、达成决议、解决问题（40-50%） 3、开发创意（5-8%） 4、激励士气（8-10%） 5、巩固管理者地位（5%） --开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！ （二）企业会议现状透视（1） 分组讨论，代表发言： *我们召开会议时存在哪些问题？ *哪些问题最严重？ *哪些问题出现最频繁？ （二）企业会议现状透视（2） ** “请对号入座！”（如有此现象请用“Y”） 1、会议太频繁； （ ） 2、会议时间拖得太久； （ ） 3、主席话说得太多了；（ ） 4、老板太独裁了； （ ） 5、讨论结构太松散了；（ ） 6、主席讲的我们都知道 （ ） 7、会议常一成不变； （ ） 8、会议记录不完整； （ ） 9、会议常开完就没有结果了（ ） 10、会议气氛经常很紧张 （ ） 11、会议通知不及时； （ ） 12、部分与会人员准备不充分 （ ） 13、开会时常有迟到、早退、缺席现象 （ ） 14、公司没有会议管理制度； （ ） （二）企业会议现状透视（3） 企业会议现状： *会议次数与时间增加 *跨部门会议增加 *会议效率低下 *浪费惊人 （三）合理控制会议频数（1） 我们一定要开会吗？！ （三）合理控制会议频数(2) 分组讨论： 我们可通过哪些管理手段（工具） 来尽量减少会议频数？ 讨论结果： 1、 2、 3、 　　　 （三）合理控制会议频数 (2) 结论： 能够不开会就解决问题, 我们就坚决不开会! 第二部分 如何进行高效的会议管理? *明确会议目的 *系统策划 *精心的会前准备 *成功的角色扮演 *有效的过程控制 *会后追踪及评估 (一) 5个“W”+1个“H” Why What Who When Where How （二）系统的会议策划（1） ◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料 （二）系统的会议策划（ 2） * 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、与会人员、及其它资源的配置； （二）系统的会议策划（3） 特别提示： 一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会议规划或（方案）进行管理！ （二）系统的会议策划（4） 简洁、可行的会议议程： ---会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。 （二）系统的会议策划（5） 如何编排会议议程？ *议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 *议程中关于会议的主要目的应尽量明确。 *全体与会者需知道会议对他们的要求。 *分配给每一项的时间应体现出它们的次序。 忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时 间是令人不快的！ （二）系统的会议策划（6） 会议议程编排练习： 2001年10月10日—20日工序产品废品率趁呈直线上升趋势。 假如你是品管部经理，你主张召开相关部门联系会议，研讨解决问题方案，请编制该会议议程。