文秘与上级交流原则的探析.docVIP

文秘与上级交流原则的探析 摘 要 文秘与上级的关系是文秘工作的核心问题，做好文秘工作的重要前提和基础是要处理好文秘与上级的关系。如何构建和谐融洽的文秘与上级关系，特别是如何找准定位与突破口，在文秘和上级的交流中有着至关重要的作用。本文认为，文秘与上级的关系本质上是工作关系，但是又在生活中有着千丝万缕的关联。本文先是总结了文秘与上级交流的理论基础；其次，就文秘在工作中存在的问题进行了深入的探讨；最后就具体的问题提出了行之有效的建议。 引言 交流在现代职场中非常重要，交流协调、上下级相处、处理口常事务离不开有效交流。文秘人员或办公室工作人员作为一个组织或机构交流内外、上传下达的重要纽带，其工作具有明显的中介性和综合性，文秘的交流技能和协调方式往往影响到工作能否顺利开展。交流工作是文秘工作的重要组成部分，涵盖内容也非常广泛:从交流方向上来看，分为横向交流、纵向交流;从交流范围来说，分为外部交流和内部交流;从交流方式来看，分为语言交流和非语言交流。从交流对象上说，分为与上级的交流、与同级的交流、部门间交流等多个方面，在此不一一赘述。在文秘的交流工作中，文秘与上级的交流显得尤为重要。文秘妥善处理好与上级的关系，从组织发展的角度来看，可以使组织配合协调，运转顺畅，有利于组织的健康发展;从上级的角度来讲，文秘与上级良好的交流可以更好地辅助上级工作，提高办事效率;从文秘个人角度来看，良好的交流有利于促进文秘个人的发展，增加工作的有效性。本文试从文秘与上级交流的角度来探讨文秘与上级交流的一般原则和具体应用。包括针对不同上级应采取何种交流方式，文秘和上级交流过程中存在的常见障碍分析。希望通过理论结合实际的研究方式，总结出一般规律，达到充分发挥文秘辅佐职能、有效开展文秘工作，达到指导实践工作的目的。 二、文秘与上级的交流理论基础 2.1交流的定义溯本求源 在英语中，交流(communication)一词源于拉丁语communicare，意为“分享、传递共同的信息”，英语的“交流”一词也可以翻译成“传递”、“传播”等，即社会上人与人之间使用语言等媒介进行思想观念、感情、意志、讯息的交往、联系和相互作用的行为。 在我国，“交流”这一词条最早见于《辞海》。原意指开沟而使两水相通，后引申意义泛指彼此相通。如:“交流东西文化”中的“交流”即指为了实现既定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并达成工合同协议的过程。 综合理论界的提法，本文提出“交流”是指人与人之间传递和接受具有某种信息、思想和情感的符号化信息的过程。也就是说，交流是人与人之间的信息交换和传递，以达到相互理解的一个过程。这种过程包括语言交流和非语言交流，其中，语言交流又包括口头语言和书面语言的交流，非语言交流主要包括形体、动作、神态等非语言讯息的交流。交流又有广义和狭义之分，广义的交流是指一切信息交流过程;狭义的交流是指人际交流和群体交流，本文所探讨的文秘和上级的交流则属于人际交流范畴，重点论述文秘对上级的单向交流。 按照这一定义，交流至少包含以下基本含义。 首先，既然存在交流就必然有主体和客体，即发信者和受信者，交流的主客体都是人，因此，人类的思维、意识、主观能动性和创造性都反映在交流活动的全过程中。 其次，进行信息传递、思想交流的发信者和受信者必须通过一定的媒介进行。这种媒介可能是口头语言与书面语言，也可能是表情与体势、动作，甚至所处环境。 第三，交流必须有内容。交流的内容必然是双方的接触、联系并产生的相互影响，是精神层面和物质层面的双向互动。因而，交流的方向一定是双向的，发信者和受信者是互相成为主客体的，交流的每一个阶段都要赢得交流对象的支持，给他们回应的机会，发信者以此调整所传递的信息，来而不往整个交流过程就不能继续，使交流中断，不能达到交流目的。第四，交流是有目的的。从人际交流的角度看，目的主要体现在三个方面:塑造自我形象目的、构建人际关系目的、以及获取人际或社会资本目的。 2. 2文秘与上级层的交流 文秘人员除了与自己的直接上级交流外，还有一方面很重要的工作，即文秘与上级层的交流，即文秘与直管上级以外的上级层成员的交流。虽然上级层在根本利益和目标上大多一致，但由于上级层每个人分工、地位不同，思想观念、管理风格和个性也存在一定差异，自然会产生矛盾。当这些矛盾激化或处理不当时，也会使文秘陷入被动境地。 维护上级层的团结，有助于本机构内部稳定有效运转，是每个文秘的应尽责任。处理上级层的关系，关键在于坚持两个原则。一是以维护上级层的团结一致为主要目标。文秘接触上级，在各位上级之间起到信息交流、传递的作用，反映情况和传达意见要讲究方法，影响班子团结的闲话绝对不能说。汇报工作，严格按照职责