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高校行政管理信息系统的若干问题研究 The Research on Several Questions of Management Information System in Colleges and Universities 陈芬华 浙江师范大学人文学院 Tel: 0579-2282423 E-mail: 21cfh@163.com 基于校园网络的高等学校行政管理信息系统（MIS）可以大大改善学校教学、科研与管理的基础环境，它的建设与应用程度在一定程度上反映出学校管理现代化的水平。本文对基于校园网络的高校行政管理信息系统的基本问题进行探讨，主要包括高校行政管理信息系统的概念、地位与功能、系统建设和应用中应当重视的若干问题。 关键词：高等学校 行政管理 管理信息系统 校园网络 1 引言 高等学校行政管理信息系统也称学校管理信息系统，它是一个发展的概念，目前人们对此尚未有统一定义。一般说来，高等学校行政管理信息系统是一个以计算机和通信网络为工具，对学校行政管理信息进行全面管理的人—机系统，它能准确、及时地反映学校各项工作的当前状态，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助学校各职能部门以及校长来管理学校。 事实上，高等学校行政管理信息系统就是通常意义上的计算机管理信息系统（MIS）在高等学校行政管理领域的具体应用。因此，它遵循管理信息系统的一般规律，它的规划、设计和实施等过程都与通常意义上的管理信息系统相类似。另一方面，高校行政管理信息系统的处理对象是高等学校行政管理过程中的各类信息，所执行的是高校中的各项管理事务，这又决定了该系统所具有的特殊性。 下面，我们将对基于校园网络的高校行政管理信息系统的一些基本问题进行探讨，主要包括高校行政管理信息系统的地位与作用、系统建设和应用中应当重视的若干问题。 2 高校行政管理信息系统的地位 从系统学的观点看，高等学校是社会这个复杂大系统中的一个子系统，构成该子系统的要素有人、财、物和信息。其中，人包括教育者与受教育者，他们的相互作用形成了高等学校的教学、管理等一系列活动;财与物是指为满足高等学校的各项活动所需的资金和学校的设施、材料等;信息则是对学校各项活动中的数据经采集、加工后的结果。高等学校的管理工作，就是高等学校管理人员围绕学校基本目标，对学校各项工作、各种因素进行计划、组织、指挥和控制等项活动的过程。 高等学校管理工作的现代化，主要包括管理思想、管理方法和管理手段的现代化。学校管理思想的现代化，就是从学校实际出发，确立与现代教育相适应的管理思想;学校管理方法现代化，应该运用系统论、信息论和控制论的理论和方法，借鉴现代化管理科学的成果并加以充实和发展;与此同时，管理手段的现代化也是必不可少的。随着社会经济的发展和我国高等教育规模的迅速发展，高等学校管理过程中的信息量迅速增加，对管理信息处理的时效性要求以及管理的复杂程度都大大提高，在这种情况下，只有应用现代化的计算机技术辅助进行学校管理工作，才能使大量的信息处理能够准确、及时地进行，才能使前述的现代化管理思想和方法付诸实现。因此可以说，计算机技术的应用是高等学校管理现代化的一个重要标志。 高校各项工作的管理，都是通过对有关人、财、物等资源的管理信息来实现的，为了实现学校的基本目标，信息始终贯穿于学校的各项活动之中。从这个意义上来说，高等学校的管理过程就是对上述信息进行收集、加工和使用的过程。学校管理人员可以通过收集信息来了解管理对象，通过信息加工处理来制订计划或进行决策，通过指令信息来进行整改控制，通过信息反馈来检查和评价工作结果。这里所说的信息，是指对各项原始数据进行加工、处理后所获得的结果，是对数据的科学解释。 学校各行政管理部门是上述各类信息汇集和交流的场所。大量事实证明，学校对上述信息的收集、处理和使用的能力在一定程度上决定了学校的整体管理水平，而提高这种能力的最有效手段，就是应用现代的计算机和网络技术辅助学校进行管理。 3 高校行政管理信息系统的分类与功能 高等学校是按照管理职能来划分和设立校内行政管理部门的。相应地，可以按照学校职能部门及其工作任务，将学校行政管理信息系统划分成不同的职能子系统（或分系统）。这些子系统共享下列综合型数据库：学生数据库、教职工数据库、图书资料数据库、财产（包括实验仪器、设备和其他固定资产） 数据库以及财务数据库。此外，在每个子系统中还分别设有各自的专用数据库。 （1）公文管理系统：支持学校以及各职能部门的公文管理工作，主要包括各类公文的电子起草、审核、会签、批示、签发、传阅等工作，处理公文的发布、反馈、催办、统计、查询、归档、借阅等任务。实现网上协同办公和无纸化办公。 （2）教务管理系统：包括学生编班、课程表调度、学籍管理、教学档案管理等功能模块或子系统。 （3）实验管理系统