我国办公自动化系统的管理元数据方案研究.pdfVIP

痢 参5期一 _l_一0--一-_lll一一0≯：00|ll0。毒 0i001≯000凄囊 我国办公 自动化 系统的管理元数据方案研究米 刘家真 王绿璇 内容摘要 通过对国家档案局征求意见的两项电 办公 自动化系统是政府办公使用最多的信息管理系 子文件管理元数据规范的比较分析，以及时我国电子政 统。从信息管理角度来看，其包含两个子系统，一是电子 务已有的办公文档元数据与数据元标准的分析，说明我 文档管理系统，二是电子文件管理系统。无论是事务处 国电子文档管理元数据与电子办公文档管理元数据设 理还是决策支持，都需要通过电子文档的流动来进行运 计的缺陷，以及 由此带来的后果。在此基础上，该文对我 作，这类与当前业务信息流动相关的系统在本质上属于 国办公 自动化系统必须建设的管理元数据方案提出了 电子文档管理系统。当前业务信息运行中那些具有行为 4点建议：办公 自动化系统通用管理元数据标准建设， 依据价值、行政管理决策价值 、业务参考价值或其他管 办公 自动化系统的元数据格式的规范化，电子文档管理 理价值的文档，在其完成业务流程后需要保存起来留待 元数据与电子文件管理元数据 的关联与区别，办公 自动 需要时查考的，应被导天或传送到电子文件管理系统。 化元数据方案制定应具有可执行性。本文图8个，表 5 图1是办公自动化系统的业务信息运行图 个。 从图 1可见，在电子办公环境下 ，电子文档管理与 关键词 办公 自动化 元数据方案 数据元 电子 电子文件管理应是一体化的联通系统。办公业务信息的 文件 电子文档 政府公文 标准 生命周期应是电子文档生命周期与电子文件生命周期 Abstract：Throughacomparativeanalysisofthetwo 的整合，其生命周期内的管理活动更多依赖办公自动化 electronicrecordsmanagementmetadatastandardswhich 管理系统的功能健全及元数据方案设计的科学性。系统 theStateArchivesAdministrationhasissuedforcomment 功能设置涉及到办公流程的合理性、文档与文件的安全 andananalysisoftheexistingstandardsonofficedocu～ 性、文档与文件价值保全以及利用的方便性等，而元数 mentmetadata and data elementsfore-governmentin 据不仅可用来说明文档或文件 自身，也是办公自动化系 China，thisarticleilluminatesthedesigndefectsofelec— 统管理信息与交流信息的重要工具。由图2可见，元数 troniedocumentsmanagementmetadataandofficedocu- 据贯穿到整个办公业务信息的生命周期管理之中，可解 mentmanagementmetadata，andpointsouthtesequent 决数字信息资源管理的各种问题，例如：信息描述，资源 effects．Onthisbasis，thearticlemakesfoursuggestions 发现，认证 ，互操作，数据管理 ，访问控制，数字保存，以 onthedevelopmentofofficeautomationsystem metadata 及信息内容的分级服务等。 schemes：developingand issuingcommon officeautoma- 元数据也是一种标准，元数据方案往往涉及到系统 tionsystem metadatastandard；standardizinghteformatof 需求的配置以满足业务工作的需要。若事先没有配置得 OA system metadata；makingbothrelationship and dis— 当，等系统运行中再不断地改变，有可能使系统更改后 tinctionbetweenelectronicdocumentsmanagemen