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第28卷 第4期 东华 理 工 大 学 学 报 (社会科学版) VoL28 No．4 2009年 12月 JOURNAL OF EAST CHINA INSTITUTE OF TECHNOLOGY Dec．20o9 电子教学档案管理规范探讨 余巍巍， 许俐俐 (东华理-1大学，江西抚州 344000) 摘 要：随着高校办学规模的不断扩大，教学工作逐步实行校院二级管理，二级学院的教学档案管理也随之 带来了一系列的转变，其中占据举足轻重地位的电子教学档案该采取何种管理模式，也成为二级学院教学 档案管理急需解决的难题。针对这个问题 ，文章提 出加强二级学院电子教学档案管理规范建设，并对其管 理模式进行探讨，以实JEAN．学院电子教学档案管理的现代化、规范化。 关键词：教学；电子档案；管理规范 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3512(2009)04．0408-03 近年来，随着我 国高等教育规模 的不断扩大， 院 自行保存的电子档案两个部分。归学校保管的 学校管理也 由原来的以职能部门为主体的管理模 基本都能按照档案馆的要求提供相应数据信息，而 式转变为 以二级学院管理为主体的管理模式。伴 学院自行保存的电子档案因各种原因，导致管理混 随学校管理职能的下放，二级学院在教学活动过程 乱，如何对这些 自行保存 的电子文档进行科学、规 中所产生的教学文件也越来越多，尤其是随着计算 范的归档和保管，使之为以后的教学活动提供参考 机技术的迅速发展及其在教学活动中的广泛应用， 和服务，对于二级学院来说还是一个盲区。 产生了大量的电子文件，特别是近年来高校实行招 (2)一些二级学院的草稿性电子文件几乎处于 生远程录取、学生 电子注册、学籍电子化管理、办公 “自生 自灭”状态，绝大多数电子档案未被保留和纳 自动化等，使高校二级学院电子文件急剧增加，伴 入档案管理范围，而已归档的纸质文件基本上是领 随教育部要求全国高校实现 电子公文和 电子信息 导签发后的正式文稿，历次修改稿大部分荡然无 交换，随之产生的电子文件将愈来愈多。如何管理 存。 和利用好电子档案，已成为 目前档案管理必须面对 (3)电子文件存储载体随意性较大，查阅起来 的一个现实问题。 相当不便，而且随着学院教学科研和管理人员的变 1 二级学院电子档案管理的现状 动，计算机的更新换代 ，一些电子文件遭到破坏，影 响了今后电子档案的开发利用。 二级学院实行部门化管理后，学院的系(部)就 (4)有的二级学院档案工作者对电子文件 的认 成为各学院组织管理的基本单位，相应地具有 了一 识比较肤浅，或者受 自身管理水平及计算机水平的 定的规模和承担了一定的职能，所以其形成并 自行 制约，对产生的电子文件采取被动的态度，静观其 保存的电子档案，不但种类多样 ，而且数量可观，由 发展，消极等待学校档案管理部门来解决。 于 目前我 国关于 电子档案的收集和管理还没有出 台统一、规范的办法，因此，二级学院的电子文件归 2 二级学院电子档案管理模式 档和管理方面自然存在不少问题。 2．1