建立机关文书工作内部控制机制的探讨.pdfVIP

2009 NO．35 甄 dTechnologyInnovationHerald 学 术 论 坛 建立机关文书工作内部控制机制的探讨 叶清洁 (泉州市城乡规划局总工程师办公室 福建泉州 362000) 摘 要：电子文件与纸质文件管理 “双套制”和 “双轨制”的环境下，建立文书工作纸质文件和电子文件 内部控制机制，是提高机关 文书工作管理水平的有效措施 。 关键词：机关 文书工作 规范化 机制 中图分类号：Tu31 文献标识码 ：A 文章编号：1674—098X(2009)12(b)一0246—01 随着计算机技术在文书工作和档案管 些早期的文件由于书写材料不符合档案制 确 ，主送单位和抄送单位是否准确 ，公文落 理领域 的应用 ，在实行文书归档双套制和 作耐久保存的要求 ，有些文件纸张老化发 款 日期与签发 日期是否一致 。 文书立卷 “以我为主”归档原则的前提下， 黄变脆 ，字迹褪色，现 已字迹模糊不清 ，有 (1)文书材料完整率 的控制 。文书文件 机关文书工作制度的建立健全和机关工作 的褪色为白纸 ，无法阅读。有些文件使用不 材料 由正文与附件 、定稿与草稿 、请示与批 人员业务水平 的差异 ，直接影 响文书工作 规范的纸张制作 ，立卷时需要裱糊 ，影 响了 复件等构成 了一个事 由的整体 ，机关文件 的质量和机关档案业务建设水平 。机关文 档案的外观质量 。公文书写材料的质量 ，不 材料存在残缺不全 的情况通常有 以下现 书工作内部控制机制 ，作为机关在文书工 仅直影响公文材料 的阅读效果 ，而且影响 象 ：公文稿本在拟文过程是规范的，在归档 作流程 中自我调节、自我约束 的内在管理 档案的保存寿命 。因此 ，撰写和 印制文件 ， 时却发现有收集定稿但欠缺历次修改稿 ， 体系，对于提高文书工作效率和归档文件 必须注意书写材料 的质量能否保证字迹清 从某种意义上讲 ，修改稿特别是领导批示 材料的齐全完整 ，起着举足轻重的作用 。 晰和牢 固耐久 ，公文书写材料质量 的控制 的修改稿在档案的价值方面比定稿更具有 主要采取以下措施 ： 参考作用。又如，答复人大议案和政协提案 1机关文书工作内部控制机制建立的原则 ①公文应按Ⅸ国家机关公文格式》公文 文件材料 的归档 ，发现有答复件却没有议 (1)相互牵制原则。机关文件 的形成和 的通用纸张要求执行 ，各种字迹材料应具 案和提案件的详细 内容 。由于归档文件材 运转必须经过具有互相制约关系的两个或 有稳定的理化性能，最好选用墨汁、碳素墨 料不完整 ，导致机关在发展过程中处理的 两个 以上的控制环节方能完成 。在横 向关 水、蓝黑墨水及黑色、蓝色、红色印刷油墨 一 些重大事项，在档案材料查不到上级批 系上 ，至少 由彼此独立的两个部 门或人员 等字迹材料 ，切忌使用铅笔、普通圆珠笔 ， 复和事 由的来龙去脉 。文书材料完整率 的 办理以使该部门或人员对文件拟稿质量、 以及以化学染料为色素成分的红、绿 ，纯蓝 控制不仅要做好单份文件稿本齐全的控 文件制成材料、文件的完整性(正文与所属 等墨水 。 制 ，而且要把好文件材料收集关 。文书人员 附件及报表是否分离)、运转时限等进行检 ②打印的文件材料应采用激光打印 ， 特别要注重收集反映本机关工作职能活动 查和督促 。 避免使用喷墨打印方式 的文件材料 ，包括领导工作活动 ，本机关开 (2)协调配合原则 。在机关文书处理工 (2)文件制作环节的标准化控制 。公文 展工作活动的收发文件 ，还应特别注意收 作中，各部门或人员必须相互配合，各职能 是档案 的前身，档案由公文转化而来 。可以 集反映本机关职能活动的照片 、录音带、录 岗位和工作环节都应协调 同步，文件的登 说公文制发的标准 ，不仅仅决定公文本