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／财务管理 电算化会计档案管理新论 湖北当阳市 郑少华 随着会计 电算化的实行，村级 的一部分，是记录和反映经济业务的 财务档案管理工作不断深化，会计档 重要资料和证据，为决策机构制定经 案管理手段和职能不断更新。电算化 济政策提供参考。 会计档案使用更加方便、快捷、高效 电算化会计档案具有 以下特 的优势，大大提高了工作效率，但也 点 ： 暴露出不易保管、易泄密、易损坏的 (一)电算化会计档案的载体具 弊端。如何在实现会计电算化的情况 有双重特性。1999年1月1日起施行的 下，加强会计档案管理，现结合工作 《会计档案管理办法》规定，采用电 实践，作一简析。 子计算机进行会计核算的单位，不仅 要有 电子会计数据，还应当保存打印 一 、 电算化会计档案内容及 出的纸质会计档案。这就使得电算化 其特点 会计档案拥有了双重的会计档案载 电算化会计档案除传统意义上 体，即传统意义上的会计档案与存储 的会计凭证、会计账簿、财务会计报 在计算机硬盘、U盘或光盘中的电子 告等会计核算专业资料外，还包括在 会计档案。 进行会计 电算化操作过程中形成的 (二)裁体本身的特殊性。在传 纸质文件、电子文件 以及系统软件， 统的手工操作条件下，从原始凭证的 具体包括打印输出的记账凭证、会计 制作到会计报表的编制，都是由人工 账簿、会计报表、电算化会计系统中 完成的，会计凭证、会计账簿、会计 的所有系统软件、会计软件程序及其 报表及有关的附属资料等档案可以 全套文档资料，其中系统软件档案又 长期保存，具有直观可视性。实行会 可分文字材料与计算机软件程序两 计电算化，所有的会计核算业务都通 部分。电算化会计档案作为会计档案 过计算机来完成，电子会计档案必 16 ／1农村财务会计 财务管理 ／ 须在特定的计算机硬件与软件系统 二是会计档案保管硬件不过硬，按要 环境中才可显现，而计算机本身和其 求库房的温度应保持在15~C-25~C、 “生产”的电子档案磁盘易受温度、 相对湿度保持在45％-60％为宜，但 湿度、磁场、使用环境的影响，因此， 是在实际工作中，由于资金等种种原 电子档案易因被修改和磁化而失去应 因，这 “两度”很难达到，极易损坏电 有的作用。 子档案；三是未选择质量优 良的磁盘 (三)财务人员需具有基举的计 介质进行会计档案数据备份，或者进 算机操作技能。电算化会计档案管 行了备份，但备用盘与存储盘未分开 理要求财务人员不仅要熟悉掌握会 保管，一旦出现被盗、泄密、损害等情 计核算的各项专 门方法，还必须掌 况，无法补救。 握必要的计算机操作技能和系统维