电子政务环境下与电子文档一体化研究.docVIP

电子政务环境下的电子文档一体化研究 孙雨生 (武汉大学信息资源研究中心 湖北 武汉 430072) 摘要：电子文档管理是电子政务研究的核心问题之一，其根本目的是对传统的公文流转和档案管理流程进行整合，以形成统一的文档管理模式。本文首先分析了传统的公文流转和档案管理流程，然后重点阐述了电子政务环境下的电子文档管理流程，以解决电子政务中的电子文档一体化问题。 关键词：电子政务 电子文档 公文流转 文档一体化 中图法分类号：G350 Research on Electronic Document Integration Under the Circumstance of Electronic Government Affairs Sun Yusheng (Research Center of Information Resource ，Wuhan University ，Wuhan 430072) Abstract One of the key problems of electronic government affairs is the management of electronic document，its basic purpose is that integrating the classical flow of document process and archive management，then form an unified mechanism for document integration. In this paper，the author first analyze classical flow of document process and archive management，then particularly explain the management flow of electronic document under the circumstance of electronic government affairs，it could resolve the problem of document integration within electronic government affairs. Keywords Electronic Government Affairs，Electronic Document，Document Flow，Document Integration 1引言 随着政府机构信息化建设和电子政务的迅速发展，电子政务系统将逐步成为政府机关进行公文处理、档案机构进行档案管理的平台，公文收发办理与档案管理都将在电子政务系统中运行。由于传统档案数字化的成本、管理等问题和电子公文的优势，电子政务系统中产生的大量电子公文将成为政府信息资源的核心源泉，与此同时，电子公文和电子档案的大量出现也给传统的公文、档案管理模式带来了极大的挑战。因此，如何对政府机关的传统公文和档案管理流程进行重组，实现电子公文和档案的一体化管理，就成为电子政务建设中一个值得研究和探讨的问题。 所谓电子文档一体化管理是指按照电子文件生成和运行规律，统一、严密、高效地组织电子文件各个阶段的管理工作。主要涉及两方面内容：一方面是电子公文和电子档案管理业务流程的整合，即过程统一；另一方面是电子公文和电子档案工作的统一管理，即体制合一，两者的实现既需要相应的条件，又相互作用[3]。由于体制整合涉及到政府机关和档案机构的机构重组问题，所以，本文所述文档一体化管理专指公文和档案管理的业务流程一体化。 本文首先分析了传统的公文流转和档案管理流程以及其中存在的问题，然后重点阐述了电子政务环境下的电子文档一体化管理模式，以支持电子政务系统中电子文档的一体化管理。 2传统文档管理流程分析 一般认为，文件的运动在行政活动规律的作用下分为拟稿、审核、签发、接收、审批、整理、归档、存储、利用等几个阶段，公文和档案是上述不同阶段的表现形式，并形成各自相应的管理格局。因此，传统的文档管理流程分为公文管理和档案管理两部分。其中，公文管理是指公文的办理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，档案管理则是指档案收集、整理、保存、检索、利用等一系列工作[1]。 2.1传统的公文流转流程 传统的公文管理一般包括发文管理和收文管理两个阶段，其中，发文管理是指从拟稿开始直至形成公文的一系列处理过程，它是公文制发机关内部的一系列文书处理程序；收文管理是指公文制发机构向外发出公文，递送给受文机关，受文机关收到公文以后，所进行的一系列文书处理过程；整个公文处理流程如图1所示，具体介绍如下： 2.1.1公文的发文