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浅议高校档案电子化管理面临的问题及其对策 。 文 ／习红云 (北华大学师范分院 吉林 吉林 132013) 摘【要]随着信息技术的突飞猛进，我 国进入 了信息化、数字化和 网络化的新时代，时代的发展也 使高校档案管理面临着新的机遇和挑战。实现高校档案的电子化管理，成为当今高校档案工作的首要 任务 关【键词】电子化管理 问题 对策 一 、 实现高校档案电子化管理所面临的瓶颈 握计算机软硬件知识与各种 自动化系统及其网络系统的应用 高校档案的电子化管理足一项全新的 】：作，日前仍然面 技能。第二，不但熟知管理系统开发设计的宗旨及其应用流 临着一些亟待解决的问题。 程，而且能精通本岗位应用程序的每项细节，还能从实效性 (一)信息系统确保 “两性”的安全性较低 角度随时对其更新。第三，在使用档案软件的过程中，善于 电子档案的真实性与完整性是高等教育档案管理现代化 总结与探索，能由此及彼，由表及里，从设计到使用，再从 的标志。高校 电子档案的真实性与完整性得不到有效保证， 使用到升级，形成管理系统功能不断适时更新的良性循环。 漫不经心地提供变动了原始信息的电子材料；或提供与原件 三、对策的实效展现在对高校档案电子化管理的 无法区分且或多或少失去原始性的复制件；或 较易传输， 枢纽作用 多个用户同时访问一个非原始性的档案件等。这些都降低了 高校档案电子化管理的对策之所 以行之有效，体现在其 电子档案的真实性与完整性。 具有载体的信息化、运行的电子化与运用的网络化这三大枢 (--)管理制度在规范化方面的完备性较弱 纽作用上 。 目前高校 电子档案的制度化管理不够规范，从校 内各 (一)载体的信息化 单位使用者的需用角度衡量，所提供的档案信息 “不够标 电子档案主要通过计算机的高新技术，将文字、图像、 准”；从使用者 校 网检索并获取档案信息的时效性角度 声音、动画等转换成文本文件、音频文件与视频文件，存储 衡量，所提供的档案信息 “不够及时”；从校 内档案系统 在磁盘、磁带和光盘等新型载体上，借助于计算机等号有设 责、权、利一体化管理的角度衡量，此方面落实到责任人 备及其相应配套的软件，才能获取电子档案的仝部信息，完 “不够到位 ”。 成从形成到运用的载体信息化整体过程。 (三)网络软件在统筹化方面表现的兼容性较差 对策使存贮与运用数字信息的手段不断优化，电子档案 一 些教学和教务软件、财务软件、人事管理软件、档案 的丰富信息就能便利地在不同载体之间传递。电子档案信息 管理软件都是各 自独立设计的，无法更好地实现信息资源的 内容如此管理和运用，远远优于纸质载体为主的传统档案的 共享，未能实现全校统 的自动化管理；高校各单位、各系 守旧模式，成为一个全新的亟待发展的工作领域。 统的自动化程度互不相同，大多数进入局部网的软件只实现 (--)运行的电子化 了目录级管理，使 电子档案的平台软件仅仅充 了一个检索 对策使高校所运行的电子化档案彰显出迅捷并且科学的 ：[具；这些 问题反映了网络软件 的兼容性差，需要进行其软 优势。其～，摒弃了落后的运行模式。其 ：，电子逻辑归档 件升级及其硬件更新。 准确。其三，电子物理归档迅捷。其四，归档确保真实性与 针对上述所面临的现实问题采用对策，把全校整个档案 完整性。 全局的自动化管理作为 个系统 程来抓，使各系统、各部 (三)运用的网络化 门之问真正实现制度完备、系统安全、网络兼容，才能进一 对策使高校档案的网络系统更加完善，即各分院与各单 步消除 卜述 “瓶颈”，化制约为畅通，