档案的建立与管理.docVIP

档案的建立与管理 档案资料是物业的重要组成部分，档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要内容。针对物业的实际情况，服务中心将特别设立档案柜，由管理员专职管理，建立完善的档案管理体系，使档案管理工作在物业的使用、维修、改造、扩建等方面发挥重要作用。为此，我们将重点抓好以下几方面工作： 1、 完善建档流程，严格档案管理制度； 2、 明确建档内容，实行系统收集、集中管理； 3、 对使用率高的档案实行档案室、使用部门双档管理制。 4、 对资料档案实行“双档”（即电脑档案、文本档案）管理。 5、 推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化管理。 一、档案的建立 建档流程：收集→整理→分类→编号→登记→输入电脑→入柜 二、档案资料的分类 将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。 类 别 资 料 内 容 竣工验收资料 A：红线图、总平面图 B：房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、中央空调、消防等竣工验收证明书及竣工验收资料 C：钢材、水泥等主要材料的质量保证书 D：供水、供电、电梯、消防、空调、监控等设备的检验合格证书、设备技术资料及设计安装图 E：砂浆、混凝土块试压报告 F：接管验收手续 G：接管验收设备确认凭证 H：接管验收物业确认凭证 房屋的单体竣工图 A：单体建筑、结构、设备竣工图 B：附属工程及地下管网竣工图 C：办公大楼楼层、功能区平面示意图 D：引路方向平面图 物业使用人档案 A：物业管理服务合同 B：物业使用情况简介 装修管理档案 A：物业装修设计方案 B：物业装修修改方案 C：物业装修材料一览表 维修档案 A：供配电系统维修记录 B：物业本体建筑维修记录 C：中央空调维修记录 D：电梯维修记录 E：供水系统维修记录 F：消防系统维修记录 G：照明灯、应急灯、指示灯等维修及更换记录 H：其他设施设备维修记录 巡视记录 A：供配电系统巡视记录 B：物业本体建筑巡视记录 C：中央空调日巡视记录 D：电梯日巡视记录 E：水泵房日巡视记录 F：消防系统日巡视记录 G：应急照明系统巡视记录 H：管理员日巡视记录 I：安全防范日巡视记录 运行档案 A：供配电系统运行 B：中央空调运行记录 C：电梯运行记录 D：供水系统运行记录 E：消防系统运行记录 投诉与回访记录 A：接待记录表 B：投诉处理意见汇总表 C：回访记录表 保养记录档案 A：供配电系统保养记录 B：物业本体建筑保养记录 C：中央空调系统保养记录 D：电梯保养记录 E：供水系统保养记录 F：消防系统保养记录 供水系统管理档案 A：水质化验单 B：给排水设施安全检查记录 C：二次供水卫生许可证 D：操作人员卫生健康许可证 E：水箱清洗记录 设备管理档案 A：各设备安全运行操作规程 B：各设备运行岗位责任制度 C：设备机房管理规定 D：各设备设施保养规范 E：设备设施清单 F：设备台账 G：相关岗位技术人员资质证书 安管资料 A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录 B：安全防范措施 C：查岗记录 D：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录 E：钥匙管理记录 F：警示标识防范记录 车辆及停车场管理资料 A：交通疏导图 B：停车场安全防范措施及设施记录 C：车辆管理记录 行政文件资料 A：服务中心值班及督察记录 B：政府部门及主管领导部门文件 C：公司及服务单位相关文件 D：规章制度、通知、通报等文件 E：接待来访参观记录表 F：岗位工作标准、工作程序 G：员工工作考核办法 员工管理资料 A：员工个人资料、聘用表、员工持证上岗情况 B：员工业绩考核及奖罚记录 C：员工培训计划和个人成长记录 D：员工培训考核记录 E：员工外出考评及参加演练记录 管理效益 A：本物业管理项目所获取的荣誉称号 B：舆论传媒相关报导 三、档案资料的管理 1、 档案室、使用部门双档管理制 为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严格管理，服务中心使用部门保存复印件的存档管理制度。 2、管理要求： （1）按照档案对湿度、温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理； （2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷图表等，并采用适当的保存方式； （3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中安全，不丢失、不泄密； （4）坚持档案资料收集的系统化； （5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存； （6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查； （7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理登记手续。