提高数字档案检索利用完整率和准确率的实践与体会.pdfVIP

乐．掌学I经验交流 提高数字档案检索利用完整率 和准确率的实践与体 ◇徐 静 为适应档案管理的现代化、规范化和数字化要 行文格式及标准不同，这就出现一个问题：相同内容 求 ，加强我院档案信息化建设，充分发挥档案的服务 的公文 ，文件题名不同；相同或相近题名的文件 ，内 功能，青岛大学医学院附属医院 (以下简称我院)于 容不同。例如，同样是 “关于聘任XX同志的通知”， 2008年安装使用了档案管理软件，并集中人力物力， 有的是任免行政职务的，有的则是任命业务科室科主 将科研、基建、财务、设备档案~N2oo2年以后的以件 任、护士长的；同样是聘任专业技术职务的文件，题 为单位的文书档案 目录进行了数字化处理 ，使档案的 名却有 “关于聘任XX等同志职务的通知”， “关于公 检索利用更加快捷、便利，大大提高了我院档案管理 布XX等同志专业技术职务的通知”等几种不同的提 的现代化水平 ，工作效率明显提高。 法 ，诸如此类的情况就导致如果要查询某个人行政职 一 、 我院数字化档案在检索利用过程中存在的主 务或业务职称时，不是查不全就是出现的备选条 目太 要问题 多，逐条浏览花费时间较多，效率不高。 我院在数字化档案实施过程 中，遇到过许多问 3．劳动合同、干部介绍信、医疗纠纷判决书等 题 ，其中最为突出的是外购软件功能和模块设计无法 医院人事部门每年存档的劳动合同逐年递增，且 满足医院档案信息化建设需求，导致档案利用检索的 随着全民法律意识的提高，劳动合同的查阅使用也较 完整率和准确率不高。具体表现在以下几个方面： 以前有所增多。过去录入题名时只是照本宣科，简单 1．基建档案 录入 “劳动合同”，至于是谁的合同并没有做过多考 我院基建档案一般以工程项 目名称作为案卷题 虑。我院使用较早版本的档案管理软件，录入 “劳动 名，一个大的工程项 目包含十几个甚至几十个卷，每个 合同”进行检索，结果有1282条，这就给以后的检索 卷中少则几条，多则有上百条卷 内目录。例如，我院肿 带来了很大的困难。 瘤防治中心这个工程项 目，一共形成基建档案122卷， 二、我院提高数字档案检索利用的完整率和准确 卷内目录达~]1662条之多。如此之多的案卷和卷内目录 率的具体做法 本身就给查询带来一定的困难，而查阅档案者往往只能 1．合理分类，完善档案类 目体系结构 ，我院根据 提供要查阅的工程名称 ，对要查的具体内容在哪个卷、 卫生部 卫《生档案管理暂行规定》和省、市有关规定， 第几条就一无所知了。一般的软件，只设置了案卷查 结合我院档案工作的实际，将档案按层级分为一级类 目 询，这样就只能打开每一卷，然后在卷内目录中逐条进 和二级类 目，采用类别一年度一机构 (问题)—保管期 行查找，这种操作方法跟传统的手工查询没有什么太大 限分类法进行档案的分类整理。 区别，既慢又不能保证检索的完整率和准确率。 一 级类 目：按照档案内容和信息表达的不同性 2．医院行文 质，我院采用性质区分法 ，将档案划分为党群工作 近几年来，随着医院对公文管理的不断规范，医 类、行政管理类、医疗职能管理类、科研类，基本建 院行文的题名也更趋科学合理。原有的行文与现有的 设类、仪器设备类、教学类、财会类、声像类、实物 36l幽幸．皇季 sllan(1。n。Janan 万方数据 经验交流I乐 季 (荣誉档案)类共计十大类。 3．对文件题名进行备注说明，提高检索效率。根 二级类 目：在一级类 目下，根据职能分工和档案 据实际工作中遇到的几类常见的检索问题 ，我们将文 的数量及档案记述的内容确定。以党群工作类为例，在 书档案大致分为行政、业务、职称、个人材料、重大