采购与付款流程.doc

PAGE PAGE 1 1 采购与付款业务流程 1.1 采购业务流程 1．请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。 （1）原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对，确定实际需采购数量。 （2）日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。 （3）例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。 请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编制采购资金预算的依据，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。 2．采购实施。采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项，确定供应商。再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务。同时采购人员将商品分批运回企业，并监督运输过程。 3．验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。 4．会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门，会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。 1.2 付款业务流程 付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购部门提出付款申请，会计部门从两条线处理该业务，一是出纳人员的付款流程，二是会计人员的核算流程。 1．付款流程。 （1）相关人员审核供应商发票； （2）出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票； （3）出纳人员编制付款记账凭证，并进行审核； （4）根据记账凭证编制记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享原始凭证，采购部门登记采购明细账。 2．会计核算流程。 （1）会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式； （2）根据结算方式确定采购业务形成的负债； （3）根据出纳人员付款情况编制记账凭证，并传递给相关部门审核； （4）会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表，并据以登记总账和明细账。 （5）定期与采购付款有关的总账和明细账核对；定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。 2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责 2.1 不相容职务 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括： （一）请购与审批； （二）询价与确定供应商； （三）采购合同的订立与审核； （四）采购、验收与相关会计记录； （五）付款的申请、审批与执行。 2.2 采购与付款部门职责 1．采购部门。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同，执行企业的采购流程，并对采购活动过程进行控制和监督。主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的内容是否完整、合法。 2．财务部门。负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业务活动的会计信息，进行采购资金的结算和使用控制。主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范；传递采购资金运动的结算单据和凭证；通过设置专门管理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。 3．使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺情况，提出采购申请，按规定格式编制请购单据。评价供应商劳务或物料质量和服务等信息，监督采购实施过程。 使用部门要指定专门人员为申请购买人员，负责编制申请购买的文字材料及相关业务的处理。 4．仓库管理部门。负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品在仓库内的安全。负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制。根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。 5．验收部门。按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门；制定有关验收程序和验收人员管理制度。 3 采购与付款关键控制点及控制活动 3.1 请购 请购活动控制首先明确请购权的归属，并予以制度化，按采购商品性质和特点确定归口管理部门，给予相应的请购权，明确相关人员职责，并将请购程序化。 1．请购实物预算的编制与审批。财务、使用及仓库管理部门应该通过预算和资料分析确认需求，编制采购商品的有关实物和资金预算，明确采购商品的种类、数量、购买时间等。实物预算编制过程中要根据采