会议与会务工作复习课程.pptVIP

1．安排会议议题  案例一 ：跑题会 诊治分析： 这是会议中典型的跑题现象。如何解决额这个问题？ [提问]如何确定会议议题？（基本方法） 一是由领导提出； 二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要拟出“近期会议安排议题”的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。 [小窍门] 一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议 题多了会出现多个主题。安排议时，要考虑与会人员的心理，将最重要的、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。 2．确定与会人员 合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。对出席会议的人数要有精确的统计，以便做好其他准备工作。 如果秘书人员工作不细心，就会给领导造成工作上的被动，不信你看： 案例二：漏了技术干部 某集团军传达中央工作会议精神，要求传达到师以上干部。会议刚结束，就有几位老干部接二连三地打电话找军政委，问为什么不让他们参加会议，有的老干部还发起了牢骚，搞得军政委很窝火，还得一个劲地在电话里做检讨。放下电话一查，原来秘书处在通知参加会议名单中，忘记了这几位享受副师级待遇的技术干部。 诊治分析： 确定与会人员的名单是秘书工作的一项重要内容。确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件、人数，供有关领导审查后确定。秘书提名错漏，可能给领导造成工作上的被动，甚至带来不良影响。 [提问]如何确定会议与会人员？ （1）与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要关系； （2）与会者同会后的行动是否有直接相关； （3）与会者在中心议题方面是否具有专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化； （4）与会者是否有能力或者有权利形成一项决议； （5）与会者是否多余或者可有可无； （6）与会者是否能全身心的投入会议；与会者能否妨碍会议总体成效；是否造成对他人的心理压力，影响其他人发言的质量。 [小窍门] 一般情况下，人数越多，与会者的参与意识就越弱，人数多于 20 人，就应该设法分组讨论或设分会场。 3．确定会议时间 4．确定会议方式 根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何种方式召开会议；或集中开，或利用电话、广播等方式分散开。 [小窍门] 如何确定会议场所？ （1）大小适中 会场的空间必须足够大，平均每个与会者拥有 2平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响。 （2）地点合适 宜定在与会人员比较集中便利的场所，距离主办单位也不宜太远，以避免给会务工作造成不便。会期长的可尽可能靠近住宿处，以方便多数人为原则。还需考虑环境的清静，保证会议不受干扰。外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。 （3）附属设施齐全 桌椅、照明、音响、通风、网络、通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、供电、交通等均要考虑。 5．确定会议场所 案例三：会场太小了 某上市公司召开股东大会，会址选在公司的小礼堂。可是开会时来了很多股民，都是小股东。按以往情况，很少会有小股东来开会，会议人数一般按大股东预定，会场也不需要太大。现在小股东懂得行使自己的权利了，纷纷要求要求参加会议，这样一来，就出了麻烦，会场根本无法容纳到会的股东。面对指责。公司只得临时改换会址，搬到市体育馆，耽误了很多时间。 诊治分析： 出现混乱局面的原因，是会场选择不当造成的。秘书选择会场的时候要充分估计到会的人数，适当留有余地。 6．确定会议议程 会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。例如： 7．制定会议日程 会议日程是结合会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：时间、地点、内容。 [小窍门] （1）重要的议程必须列在整个议事日程的前项。 （2）必须合理分配各项议案的时间，为重要的事项留足时间。 （3）注意效率，每次议程不必太杂，内容不必太长。 （4）议程是提醒与会者做好准备，所以议程要提前发，可以和会议通知、日程安排一起发。 （5）提前送发与议程有关的材料，可以减少会议讨论时间。 （6）会议持续两个小时以上