縣府公文整合與線上簽核作業導入方式之探討 - 宜蘭縣政府.docVIP

縣府公文整合與線上簽核作業導入方式之探討 張炯明 林煌仁 陳長佑 黃素年 摘要 公文管理系統是公務部門最重要的資訊系統之一，可以說是公務機關業務處理橫面的輸送帶，而在每一個停靠點又跟業務單位的資訊系統(MIS)有關，常常需要進行資料交換與資料匯出匯入的動作，所以在Extranet與Intranet環境中扮演中樞神經的角色。 本篇研究主要在探討宜蘭縣政府公文整合系統開發後，除了需處理上述與各業務系統整合介面之制定工作外，在導入線上簽核的工作上，尚需考慮哪些技術面及管理面的議題才有可能實作這個理想，朝無紙化目標邁進。當然我們的前提是無紙化的方向是可達的、進步的、可接受的未來辦公室環境，否則只是緣木求魚，流於空談。本篇內容主要著重在下列幾個子議題： 文獻探討--數位簽章技術及公開金鑰基礎建設(PKI)簡介 電子簽章法對公文線上簽核的規定影響 公文線上簽核所需的系統功能面之探討 線上簽核系統實作功能面之探討 檔案法對公文線上簽核與電子檔歸檔管理的規定與影響 進而了解公文管理系統於電子簽章法通過後，在推動線上簽核時所要處理的問題有哪些，並了解國家檔案法對於數位檔案保存的相關規定，探討線上簽核後檔案歸檔作業所須具備之軟硬體需求何？試圖作出線上簽核作業推動時程及作業方式，並粗估所需經費及建置時程。 壹、研究主旨 研究主題 以公務機關來說，舉凡任何與公部門交往的文件，皆稱為公文書，又簡稱為公文，所以公文管理系統是公務部門最重要的資訊系統，但也是因為是組織內所有公務員每天都要花費大部分時間去處理的工作，所以早期資訊在公務部門尚未普及的時代裡或是近來網際網路普遍的應用環境中，對於如何讓公文處理變為一個方便的電子化資訊系統，是所有組織首長及資訊人員引領期盼的願景。 公文處理資訊系統有其系統的複雜度，不像一般單一單位使用的系統單純，其參與者眾多且資料傳簽過程繁複，資料狀態改變紀錄也是一大課題，實體文與電子文流程的同步，因應電子簽章法通過之後，未來線上電子公文的簽核與承辦人身分認證的機制如何實作，外圍眾多前期與後期開發之業務系統資料交換機制與介面，系統導入陣痛期長短及人員接受度等問題，問題是非常多樣與複雜，所以每一個機關組織對於開發公文管理系統無不卯足精力全力以赴。一般公文內部處理流程可以下圖一表示，但其中與其他業務相關資訊系統資料交換的介面卻是複雜而難釐清的，主要是因為輸出入介面有許多不同需求及同時需要考慮時間因素。 圖一：公文管理資訊系統處理流程 針對公文管理系統這樣的機關骨幹重量級系統，在宜蘭縣政府內已經有三、四年的全體上線經驗，因應資訊技術的快速進步及提升政府的競爭力，各級政府從中央到地方，無不希望能提升公務員的服務品質與工作效率，本研究擬在新開發公文整合管理系統之初期，探討線上簽核作業導入的可行性及導入方式，以及導入的限制等影響因素，以作為本次新系統開發後，因應未來線上簽核作業的系統需求及各相關配套方案需考慮之事項。 緣起 宜蘭縣政府現行的也是第一套公文製作與管理系統於八十九年正式啟用至今，其架構為主從式二層架構 (Client/Server) 方式開發，資料庫為Sybase for SUN Solaris UNIX系統，主機為SUN Enterprise 3000主機，主要開發軟體為Microsoft Visual Basic 3.0以Sybase ODBC資料庫連接工具來發展，開發廠商為金氏電腦公司(但該公司於九十一年二月間暴發財務危機後進行清算，無法提供後續之系統建置、更新及維護工作，在此期間有一專案版本尚未轉換系統即告終止合約，沒有上線(註1)。本府遂於九十二年度，重新規劃建置「宜縣政府公文管理整合系統」，改採維護較易的三層式架構 (3-Tier) Web Based開發方式委外開發，此時電子簽章法亦於八十九年底通過立法，九十一年四月一日正式施行，使電子公文的線上簽核成為可行，但電子檔案歸檔的法源「國家檔案法」也於九十一年通過，相關檔案彙送規定與電子檔案保存的問題之規定亦相繼出爐，這中間似乎萬事俱備，只欠東風—系統與使用者，但事實上從技術面來看，仍需公文廠商及公開金鑰基礎建設(PKI)兩者配合並協同作業，建置完成時才有可能實現。本研究即就此兩方面進行資料的收集與探討。 預期目標 了解公文管理系統於電子簽章法通過後，在推動線上簽核時所要處理的問題有哪些。 了解國家檔案法對於數位檔案保存的相關規定，探討線上簽核後檔案歸檔作業所須具備之軟硬體建置為何。 做出線上簽核作業推動時程及作業方式之規劃時所需考慮的問題。 問題探討 文獻探討--數位簽章技術及金鑰基礎建設(PKI)簡介(炯明) 電子簽章法對公文線上簽核的規定影響(煌仁) 公文線上簽核所需的系統功能面之探討(素年) 線上簽核系統實作功能面之探討(長佑、炯明) 檔案法對公文線上簽核與