第五章 书面沟通课件.pptVIP

书　面　沟　通　技　巧 主要内容 书面沟通概述 书面沟通的概念和特点 书面沟通的种类 书写的原则 有效书面沟通的特点和要点 书写的过程　　　 企业常用文书的书写技巧 第一节　　书面沟通概述 书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、图式进行的信息传递过程。 　书面沟通与口头沟通的比较 商务写作与一般写作的比较 书面沟通的种类 书写的原则 ＡＢＣ原则： 　准确(Accurate)、简洁(Brief)、清晰(Clear) ４Ｃ原则 　正确　　　Correct　　　 　清晰　　　Clear　　　　 　完整　　　Complete　　　 　简洁　　　Concise　　　 　 第二节　　企业常用文书的书写技巧 商务信函 计划类文书 工作规划 工作方案 计划 工作安排 建议书 调查报告 工作报告 述职报告 工作总结 协议书 第二节　　企业常用文书的书写技巧 在商务活动中，信函是人们应用最多也最为普遍的沟通工具。 就其沟通目的和形式而言，商务信函可以分为肯定性信函、否定性信函、说明性信函、劝说性信函和指示性信函 第二节　　企业常用文书的书写技巧 时间跨度一般都要在三五年以上；内容大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；在写法上比较概括。 规划的格式由“标题+正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题采用“四要素”写法：主体名称+期限+内容+“规划”二字（如《XXX公司2002～2007年战略发展规划》）。 正文大致包括： 　前言→指导思想和目标要求→具体任务和政策、措施→结尾 第二节　　企业常用文书的书写技巧 一般在一年或半年，且大多是以一个企业的工作为内容范围，只在单位内执行。 除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明‘‘×年×月×日制定’’等字样，以示郑重。计划的标题也采用“四要素”写法：主体名称+期限+内容+“计划”二字。 正文大致包括： 　开头→主体（“做什么”／“做到什么程度”／“怎样做”）→结尾 第二节　　企业常用文书的书写技巧 注意事项 发文方式 一种是上级对下级安排工作．尽管涉及面较小，也要用文件形式下发，分为标题和正文两部分；另一种是单位内部的工作安排，由标题、正文、落款及时间三部分组成。 安排的标题可以是“三要素”写法(即主体名称+内容+“安排”) ，也可以是“两要素”写法(即省略主体名称) （如《关于出版经济管理系列丛书的工作安排》） 　 安排的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成，也有的省略结尾。 第二节　　企业常用文书的书写技巧 单位内部或涉及面较小的工作，如《XXX公司关于新员工的培训方案》 方案和安排还有一种较为概要一点的写法，叫作“意见”：方案大多称“实施意见”，安排往往称“安排意见”。 第二节　　企业常用文书的书写技巧 一般是要向组织或群体推荐某种解决问题的方法或某种思路。建议书有两种类型，即竞争性的建议书和非竞争性的建议书。 一份较完整的建议书应该着重回答以下问题： 第一，建议所要解决的问题是什么? 第二，问题的解决方式是什么? 第三，这种解决问题的思路和方式将会给组织带来什么样的积极后果(利益)? 第四，解决该问题所需的成本有多少? 第二节　　企业常用文书的书写技巧 调查报告正文包括： 　　前言→事实→分析→对策和建议 注意： 要实事求是。 要突出本质。 要在观点和材料的表述上下工夫，做到既要有观点，又要多提供客观的依据。 第二节　　企业常用文书的书写技巧 所谓工作报告，就是将最近发生、发展与变动的各种工作情况写出来反映给有关部门和上级领导的一种文体，属于组织内部反映情况的一种公文。 注意： 工作报告首先要遵循信息类公文的一般写法，即以发布信息为主； 工作报告一般是一事一报，目的是将事件的进展情况说清楚，因此文字越简短越好； 工作报告一般采用开门见山的写法，不对细节做过多的描述，一般不加撰写者的认识和评论； 工作报告强调动态性，所以在书写中一般多用动词。 第二节　　企业常用文书的书写技巧 述职报告是管理者向所属部门和员工以及上级组织和领导对自己在一定时期内的任职情况进行自我评述性质的报告。 述职报告的格式 　　标题→署名及日期→正文 述职报告的书写要求： 思路要清晰 以职责为中心 业绩要典型 问题要具体 态度要诚恳 语言要平实 第二节　　企业常用文书的书写技巧 工作总结是组织、部门或个人对过去一个时期内的工作活动作出系统的回顾归纳、分析、评价，并从中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文书。 工作总结的格式 　　标题→正文（前言／主体／结尾／落款） 第二节　　企业常用文书的书写技巧 协议书是社会组织或个人之间对某一问题或事项经过协商，取得一致意见后，共同订立的明确相互权