河南省电力公司县级供电企业物资管理标准 第12部分：物资档案.docVIP

ONG 目 次 前 言 II 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 职责 1 4.1 分管领导 1 4.2 项目部门 1 4.3 物流服务分中心 2 4.4 公司档案室 2 5 管理内容和要求 2 5.1 物资档案管理内容 2 5.2 档案建立 2 5.3 档案收集 3 5.4 档案管理与移交 3 5.5 档案借阅、利用 3 6 检查与考核 4 6.1 考核内容与方式 4 6.2 考核指标 4 7 报告和记录 4 表1 报告和记录 4 附录 A （规范性附录） 物资管理归档目录清单 5 附录 B （规范性附录） 零星采购资料归档目录及保管期限 7 附录 C （规范性附录） 流程图 8 图 C.1.物资档案管理流程 8 附录 D （规范性附录） 表样格式 9 表 D.1零星采购资料备案登记表 9 表 D.2文件资料移交清册 10 表 D.3归档文件管理台帐 11 表 D.4档案借阅表 12 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009 规定的要求进行编写。 Q/GDW 17 WZ(X) XXX是河南省电力公司县级供电企业物资管理系列标准，共分为以下12个部分： ——第1部分：综合管理 ——第2部分：需求计划 ——第3部分：采购管理 ——第4部分：合同管理 ——第5部分：物资配送 ——第6部分：物资质量管理 ——第7部分：供应商关系 ——第8部分：采购资金 ——第9部分：废旧物资处置 ——第10部分：应急物资 ——第11部分：农电工程结余物资 ——第12部分：物资档案 本标准是系列标准的第12部分。 本标准附录A为规范性附录物资管理归档目录清单，附录B为规范性附录零星采购资料归档目录及保管期，附录C为规范性附录流程图，附录D为规范性附录表样格式。 本标准由河南省电力公司管理标准委员会提出，物资部归口管理并解释。 本标准负责起草单位：河南省电力公司物资部、河南省电力公司物流服务中心。 本标准主要起草单位：驻马店供电公司、鹤壁供电公司、平顶山供电公司、南阳供电公司、信阳供电公司、西平县供电公司、西峡县供电公司。 本标准主要起草人：盛卫平、赵立红、石瑞杰、杨海光、张敬伟、朱建华、刘芸、王向阳、窦兆平、刁飞、李成、谢卫民、薛明、李权。 本标准审核人：程亚平、冯生虎、安建新 本标准审定人：樊龙 本标准批准人：凌绍雄 本标准为首次发布，发布时间为：2011年3月2日 县级供电企业物资管理标准 第12部分：物资档案 范围 本标准规定了 本标准适用于河南省电力公司县级供电企业物资档案的管理工作。 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 豫电物【2009】1117号 河南省电力公司物资管理办法（试行） 豫电物【2009】1285号 河南省电力公司物资管理配套办法 豫电物【2010】942号 河南省电力公司农电物资管理办法（试行） 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件，为了便于使用，以下重复列出了某些术语和定义。  县公司 县级供电企业定义为县公司。 项目部门 县公司各项目管理单位定义为项目部门（包括生产技术、市场营销、基建、农电、运行与检修等单位）。  物流服务分中心 县级供电企业物流服务分中心简称为物流服务分中心。  档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。  物资档案管理 物资档案管理包括计划、采购、合同、履约、监造、配送、验收、仓储、废旧、结算管理等全过程文件、图表及音像资料的收集、整理、归档和保存。 职责 分管领导 公司分管范围内物资档案管理工作的监督、检查。 项目部门 负责收集、整理本部门在日常工作中与物资管理有关应归档的文件材料。 把应归档的文件材料编制清单移交物流服务分中心。 物流服务分中心 负责物资管理工作过程中所生成的各种文件资料、图表及音像等的收集、整理、归档、移交工作。 协同公司档案管理部门负责公司系统物资档案管理工作，并按规定向上级相关部门提供有关物资备案材料。 公司档案室 负责接收物资管理档案的移交，并对物资档案进行统一集中管理。 管理内容和要求 物资档案管理内容 物资档案资料管理包括农电物资计划、采购、合同、履约、监造、配送、仓储、交接、验收、支付、结算等全过程资料收集、整理、归档和保存。 档案建立 供应商 包括供应商资质文件、授权文件、价格信息、问题处置、业绩评价等。档案应有专人管理，纳入企业档案管理范畴实施标准化管理。 计划 包括年度物资需求计划、批次物资需求计划、非统招物资需求计划、零星采购物资计划、物资需求登记表、物资计划明细表等。