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有限公司企业标准 Q/6DG13.401-2003 文件和资料控制程序 2003-04-20发布 2003-05-01实施 有限公司 发 布 文件和资料控制程序 1 目的 确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。 2 范围 本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料之控制。 引用文件 Q/6DG05.01 《企业标准编号管理制度》 Q/6DG13.706 《设计和开发控制程序》 Q/6DG07.28 《工艺文件更改细则》 Q/6DG13.402 《记录控制管理程序》 Q/6DG13.701 《产品质量先期策划程序》 Q/6DG13.702 《项目策划管理程序》 Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》 Q/6DG05.20 《基本产品图样管理制度补充规定》 Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》 Q/6DG02.30 《电子文件和电子档案管理规定》 Q/6DG02.18 《标准资料管理细则》 Q/6DG02.21 《档案资料借阅制度》 4 术语和定义 体系管理文件：一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件之操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。 一阶文件：质量手册； 二阶文件：程序文件； 三阶文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等）； 四阶文件：表单/表格、记录； 外部文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家标准）等； 技术文件：指本公司内部编制的工程规范、工程标准、工作规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。 5 职责 5.1 文件制作、修订、补发、废止之申请：相关部门。 5.2 文件之拟定、审查、批准： 5.2.1 一阶文件：质量保证部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准； 5.2.2 二阶文件：各相关单位拟定，各部门主管审查，管理者代表核准； 5.2.3 三阶文件：各相关单位拟定，各部门主管审查、核准； 5.2.4 四阶文件：随二、三阶文件一并审核； 5.3 文件发行、回收、销毁、列管：档案管理部门； 5.4 外部文件与资料由档案管理部门接收并登录，然后将其分发到所需要的相关部门，原稿由档案管理部门存档保管；如需将其转换为公司内部文件时，其制、修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的规定进行。 5.5 外部文件与资料由档案馆接收并登录（顾客、供应商的图样与技术资料之接收和登录由技术部门负责），然后将其分发到所需要的相关部门，原稿交档案部门存档保存；如需将其转换为公司内部文件时，其修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的规定进行。 6工作流程和内容 工 作 流 程 工 作 内 容 说 明 使用表单 6.1 体系管理文件 6.1.1 体系管理文件的编制、修订/废止申请： 质量手册由质量保证部组织编制；程序文件由质量保证部组织，与质量体系要素有关的各职能部门分别负责编写；作业指导书由各业务部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编制。 质量手册和程序文件的修订/废止由质量保证部负责，作业指导书的修订/废止由编写单位负责。 更改单 NO