档案信息数字化管理中的问题及对策.pdfVIP

信息化建设 档案信息数安黼酣昀问蚓策 机械工业第四设计研究院郝菊勤 计算机和网络技术的革命，使计算机从辅助性 档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理 的工具很快发展成为一种工作环境，随着应用的普 为主，数字化管理的优势和潜能并未充分发挥出来。 及而演变成为一种工作方式，由此产生了大量的机 2．档案“双轨制”管理问题 读文件，使信息化所涵盖的信息收集、传递与共享具 档案双轨制管理，是指把纸质文件与电子文件 备了充分的必要条件，档案信息数字化管理成为社 同时进行保存的一种处理方式。一方面，它要求把需 会发展的重要组成部分。但是，在档案信息数字化进 要永久保存和维护原始性的电子文件及时转化成纸 程中还存在着许多问题，阻碍了档案信息数字化管 质文件；另一方面，为了方便利用和传输，又将纸质 理的发展，现就这些问题及对策提出建议与探讨。 文件拷贝为电子文件。 一、档案信息数字化进程中存在的问题 档案双轨制保存，最初主要是基于档案的安全 1．数字化管理的优势未能充分发挥 和利用方便这两个基本目的，但是如果全部档案都 由于我国档案信息数字化管理工作起步较晚， 实行“双轨制”归档保存，其弊端是显而易见的：形 目前仍停留在数字化管理的初级阶段，还是以针对 成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面。 四、电子文件归档应注意的问题 容错计算机技术、计算机反毒技术等。 1．控制归档时间 5．注意与相关部门的配合 电子文件经常处于一种开放状态，很可能丢失 档案管理部门要与科技项目计划管理部门相互 或被各种因素所破坏，所以对于在归档范围内的电 配合，计划管理部门在下达科技、生产计划时，同时 子文件应在其形成后即实现归档，即使将来电子文 下达科技文件材料归档计划，并将归档情况作为科 件被更改或丢失也不会给单位或部门带来损失。 技项目考核的一项内容。充分发挥课题组中专职或 2．建立完善的审批制度 兼职档案员的作用。按项目进度计划和实际进展情 审批制度的内容应包括归档负责人、归档时间、 况，定期将有关的文件材料实行预归档，待项目完成 电子文件中涉及的有关领导人的签名痕迹。归档过 后再集中向档案部门移交，凡档案达不到要求的项 程中，可以采用计算机加密技术来保证一些重要文 目，不得进行鉴定、验收，不得申报科研成果奖。 件的安全。 参考文献： 3．完备归档手续 1．高海燕，张书祥．城建档案信息采集与管理系统的设计与 应用．城建档案，【J】，2006，(3)：27—29 归档手续是保障电子文件原始性、凭证性的途 2．林勤兵．浅谈城建档案的优化管理．工程建设与档案，【J】， 径之一，因此除编写归档电子文件的归档说明外，最 2005，19(5)：429—430 好形成一些与纸质文件相似的移交清单。 3．路新春，刘国玲．JsP应用中的信息共享与传递技术．计 4．网络环境中电子文件的安全问题 算机应用，2003，23(1)：119—121 电子数据是比较脆弱的，可以被人为地破坏、篡 4．谢海洋，王保忠．基于web技术的电子档案管理系统的设 改或删除，计算机安全技术是档案文件在网络