行政管理工作手册6.docVIP

重庆科创职业学院 行 政 管 理 工 作 手 册 教务处 行政科主要工作流程 一、行政工作 （一）物品领用与发放流程 （二）信件收发 内线电话：8025 工作时间：上午10:00—12:00 下午：14:20—16:00。 程序：收发室领取→发放签字（注：学籍科档案由学籍科领取）。 （三）费用报销流程 注：五万以上的数额需经董事长亲批，如没在，可由科技情报室（13F）刘老师代办。 （四）办理请假事宜 1.公差请假。填“三单”：出差审批单、请假条、派车单。出差单和请假条的程序是：万处签字→田校签字→人事处备案； 派车流程： 2.一般请假（补休、病假、事假）。填请假条→万处签字→田校长签字→人事处。 注：三天以上请假、处级干部请假需经王书记（13F）审批。 （五）考勤。每日按时考勤，月考勤参照日常考勤记载。每月末交人事处纸质考勤原稿和考勤汇总的电子档。周考勤参照月考勤执行，由各科室的负责领导审阅后再汇总。 月末交人事处：原始考勤表、 考勤异动表（电子档打印出来）和部门增减异动表。 （三表由万处审核签字交12楼人事处杨永新或戴凤娟老师：杨永新收原始考勤表和考勤异动表电子档， 部门增减异动表交戴凤娟老师）。 温馨提示：电子档上交之前最好打印出来让各科室签字，以保障准确无误。 （六）订餐 1.校内订餐（香樟苑）。程序：填写“公务接待单” →万处签字→田校长签字→校办陈主任签字→送香樟苑。 2.校外订餐。程序：提前踩点，确定位置→根据接待对象确定接待标准，根据聚餐人数确定桌数规模。若需要高档酒水，特别是茅台（特供酒），一般可由校内自带。 （七）档案管理 1.各类文件按来文单位、文件性质归类。具体一般有校外来文、校内来文、处内发文、领导审批等。保密件需特别注意其安全性和阅读人员的范围。及时审批、传阅、归档、建档。 2.校办领取文件的流程： （八）其他事务。 1.领水票。生活区天长有限公司，教务处每月40张。 2.补刷卡证明。填“刷卡证明”单子→万处签字→交人事处。 3.签速印单子。算法：A4、B5 、16开都是0.05元/张，8开、A3都0.15元/张，好纸1元/张，版纸3元/张。算法以乘法为主，工具借助计算器，O(∩_∩)O~。 印刷资料少于30份，每张按1元计算，如果印刷少于30份而速印的资料分量大的算法不变。如果自带好纸的计算方法是每张0.05元。 4.文印室机器保修，电话：重庆技高。 文印室没纸了叫纸，电话：永川邮政印刷厂 5.工会节庆物品发放。接到通知带上部门人员，东西领回来发下去，切忌不忘签字。 二、考试工作 行政科负责的考试一般包括英语等级考试和计算机等级考试，具体包括：PETS、NCRE、A/B级、CCT、CET-4/6。在文理学院考试的有PETS、NCRE，本校考的有A/B级、CCT，在重庆科技学院考的有CET-4/6。 每种考试报名和考试时间详见下表。 时间 种类 上半年 下半年 备注 报名时间 摄像 考试时间 报名时间 摄像 考试时间 PETS、NCRE 上一年的12月份 报名结束后立即组织摄像 3月份 5~6月份 报名 结束 后立 即组 织摄 像 9月份 以具体通知为准 A/B级、CCT 4月份 6月份 10月份 12月份 以具体通知为准 备注： （一）各类考试的联系人 PETS、NCRE：文理学院李波老师（QQ:404337425） A/B级:航天职院蒋雯静老师（QQ CCT：重庆大学陈老师（QQ:540500719） CET-4/6：科技学院王老师（QQ:404564254） （二）A/B级、CCT考试系统操作 1.流程：根据上级通知，发布考试通知→收集二级学院报考数据→组织摄像→整理、导入数据→传真试卷需求表→组织考试。 2.具体的系统操作：根据整理好的表格、选项，导入系统。导入完毕后系统会自动生成试卷需求表。（提示：实际操作中如有不解之处，详情请咨询曹助理。） 3.PETS、NCRE报考事宜。这三类考试组织相对简单，因为都不在本校考试。具体而言，PETS、NCRE的流程：发布报名通知——收集报考数据——传文理学院即可。 统一收集部门物品所需 填写“物品领用单” 到库房领取、签字 万处签字 填写“费用报销单” 部门负责人签字 财务总监（12F） 分管领导签字 财务处复核、领款 万处签字 田校签字 单子送车队 校办签字 领取 文件 填写文件传阅登记表 按万处的批示办理 万处 审查 归档 建档 发布考试通知 收集二级学院报考数据 整理、导入数据 组织摄像 传真试卷需求表 组织考试