电子公文培训资料2008-4-22.docVIP

第一章 即时通讯系统 1.1 用户登录 首先启动即时通讯系统，弹出登录对话框输入用户名和密码。 成功登陆后会出现下图所示界面： 1.2 发送消息 首先，可以通过在用户项上单击鼠标左键，或者在用户项上单击右键，在弹出的用户菜单中选择“发送消息”来发送。 发送消息可以对多人同时进行。单击发送窗口中的“一对多”按钮，右边会出现一个用户选择窗口，窗口的人员名单是该用户的常用联系人列表。 1.3 收消息 如果选择图标闪动方式，那么接收到信息后，在用户窗口工具条中的即时通图标会变为 ，并不停的闪动。用户如果阅读信息，只需双击该图标，同样可弹出“接收消息”对话框。 1.4 消息广播 点击“即时通”按钮，选择系统菜单中的广播消息。在信息窗口中输入需要发送的信息内容，然后点击“发送”按钮或者按Ctrl+Enter组合键即可将消息广播到相应的用户。 1.5 语音通讯 语音通讯是指用户可以直接通过电脑的麦克风与耳机等建立信息交流，效果如同打电话。 选择一个需要进行语音通讯的用户，然后在用户项上单击鼠标右键，弹出的用户菜单上选择“语音通讯”。此时，首先向对方发送语音通讯请求，对方用户会收到通知提示。对方点击“同意”，双方即可进行语音通讯了。 1.6 文件传输 首先，将要发送的文件拖到相应的人名上，松开左键弹出如下对话框。然后选择“服务器转发”或者“发送”即可。 如果要发送给多人时，只需点击“分发”按钮，选择分发对象。 1.7 文件储藏 点击即时通主界面中的文件管理按钮 ，可以进行文件的上传下载。 1.8 网络会议 点击“即时通”－“会议室”，此时弹出确定会议主题窗口，主持会议人员需要添加参与人员，只要从即时通主窗口中将相应的用户项拖入参与人员列表中即可。 第一步：进入所有发言窗口如上图。 第二步：选择接收对象，对所有人或者某个具体的人员 第三步：在后面的对话框输入内容，点击“发送”或按回车键即可。 此时在发言窗口中其他与会人员都可会看到发言内容。 1.9 查看屏幕 选择要查看的用户－点击右键－选择查看屏幕。 1．10 手机短信 打开“即时通”中“快捷”栏，双击“手机短信”。在“短信助手-发送短信”对话框中输入目标手机号及短消息内容，点击“发送”。 或者选用用手机短信通知您所要通知的人员，只要在消息模式中勾上用手机短信通知即可。（如图 4-5） 图 4-5 手机短信模式 注意：此选项必须在授权管理中设置发手机短信的人员，是否有权限发送手机短信通知，如没有系统会提示您没有此权限。 可以看到“察看短信发送记录”选项，点击可以查询短信记录。如（图 4-42）， 图 4-42 短信记录 第二章 文档管理系统 OA系统文档管理包括三个小模块：发文管理、收文管理和流程设计。用户可以使用公文流转功能，使文档按照预先设置的流程进行自动流转，充分利用计算机网络高效、快捷的特点，提高办公自动化水平。文档管理系统采用公文流程定制技术和即时通讯技术，提供了以下几个功能： 文档的网络传输功能 文件到达等即时通知功能 办公流程的定制功能 办公文档的审批及办理功能 督办功能 文档归档功能 下面以行政发文为例简单介绍一下发文管理。 发文管理根据发文过程的各个环节，分为：发文拟稿、发文处理、发文督办、已发文件和已处理发文等模块； 2.1 发文拟稿 发文拟稿是指用户编辑文档并引入到系统的过程，是所有发文流程的开始。用户在进入发文管理模块后，点击文件夹树的拟稿箱，即可进入发文拟稿的界面。 发文拟稿主要包含新建发文、文件编辑、附件管理、拟稿纸属性设置、文档发送等操作。 2.1.1 文件导入 用户点击新建发文按钮进入发文导入向导，选择【从服务端导入模板】或【从本地文件导入】两种方式新建发文。选择【从本地文件导入】然后点击文件路径编辑框右边的图标，弹出选择文件对话框，选择需要导入的文件按【下一步】，将进入选择拟稿纸界面。 选择发文模板拟稿纸界面如图所示：用户在左边的的类别树上选择模板类别后，右边的列表中将显示这个类别下所有的发文模板，如果需要选择某个模板，只需在模板上前用鼠标打钩即可。界面的三个快捷按钮分别代表刷新列表、模板属性和模板预览。用户可以分别通过这三个按钮，刷新当前显示的模板类别和模板列表、查看模板的属性、对模板进行预览。用户选择完模板后，点击【下一步】按钮，将进入拟稿纸选择界面。与选择模板的操作类似，用户可以通过选择左边拟稿纸类别树的不同节点，查看到各种类别的拟稿纸。如果要选择某个拟稿纸，只需用鼠标在其前面的方框中打勾即可。拟稿纸选择界面，也有和模板选择界面类似的三个按钮 。的功能也和模板选择界面的按钮类似，分别可以用来刷新拟稿纸类别和列表、查看拟稿纸属性和进行拟稿纸预览。 用户如果不选择任何拟稿纸，那么如果文档在流转过程中，流程需要附带拟稿纸，系统将使用缺省的拟稿