办公室工作流程手册.docVIP

办公室工作手册 一、前台接待。 1、做好来访接待和来电登记，及时通知相关部门和人员予以接洽办理。 ①来电：接听电话须使用礼貌用语“你好，大舟公司”，再根据对方要找的人员转接分机（找杨总的电话须谨慎对待）； ②来访：来访人员要礼貌对待，再根据对方所要寻找的人员或办理的事务及时寻找相关的人员接待； 2、负责接收、联系、安排公司相关文件、信件、传真、快递的来往，并及时上交负责的相关领导或人员处理； 3、监督公司人员做好外出登记； 4、及时更新通知栏和活动栏； 5、保持前台卫生干净整洁。 二、车辆管理。 1、做好车辆日常保养，保持车况良好； 2、根据每日用车工作项目的轻重缓急，合理安排公务用车； 3、及时登记车辆的具体去向和汽车入库情况； 4、如遇用车确实无法调度，及时报告公司领导协调解决； 5、制定相关的用车管理规定。 三、文件管理。 1、专人负责来文（特别是上级主管部门的文件和信函）的接收、登记，并及时呈报相关领导阅批，然后根据领导批示分发交办，并全程跟踪督促办理情况； 2、做好公司文件的草拟、核稿 ，报总经理审核签发后，方可按顺序登记、编号、打印、用印、分发。同时要做好发文的收集、归档和管理，以备查考； 3、对已办结的文件，要及时收集、归档； 4、公司红头文件和相关业务底单、协议须专门归档，以便备查。 四、办公用品和办公设备管理。 （一）办公用品管理 1、负责各部门所需日常办公用品的领取登记，每月的盘存工作； 2、本着勤俭节约的原则，根据各部门需要合理安排和采购办公用品，不铺张浪费； 3、除日常所需易消耗的办公用品外，因各个部门各自需要购买的物品，需由申请人填写申请报告，由部门负责人签字确认，分管领导审批后方可购买。（申请单留王助理存档） 4、采购的物品由办公用品负责人验收无误，登记入库。 （二）办公设备管理 1、按照各部门需要或申请购买所需的办公设备 2、安排各部门办公设备的故障维修 五、考勤管理 1、每日上、下班打卡考勤的管理，严格按照公司的考勤制度执行； 2、每月及时统计出勤情况，经分管负责人审阅后，及时将统计结果公布并送交财务部； 3、每日员工外出登记管理。 六、考核管理。 1、根据公司的规定，做好各部门员工每月的业绩考核登记； 2、做好年终全体员工的年度业绩考核工作。 七、内勤事务管理 1、卫生值日管理：安排每周卫生执勤人员及监督小组，逢周末、节假日安排大扫除。 2、零星杂事：公司日常物品的购买、更换、维修等琐事。 八、筹办公司各类会务和文娱活动。 1、会务工作：做好每次会议的通知、会场的安排、会议记录和后勤服务，确保会议达到预期的目的； 2、文娱活动：根据活动的主要目的，认真好活动的策划、经费的报批，细致地筹备保证活动的顺利完成，活动结束后并要及时总结经验教训，不断提高水平。 九、根据公司的业务需要，组织实施员工的招聘、培训、任用、调动、升 降、辞退、退休等具体事务。 1、招聘：在漳州市人事人才网登记招聘事宜，并组织安排应聘人员面试。 2、安排新进员工或调动人员的座位、工作牌、考勤卡、办公用品领取登 记等事宜。 十、公司人员人事档案管理。 对公司人员的面试资料、劳动合同、在职期间的岗位调动、奖赏处罚、离职申请等材料的管理。 十一、档案管理 1、将各部门一年度的文件和资料统一移交整理归档，并将档案统一整理存放登记在册。 2、做好借阅档案的登记工作。 十二、各类证书的申报工作 1、办理五大员的岗位证书、安全考核A、B、C证的申报及年检，并组织相关人员参加培训工作。 2、建造师、造价员、造价师的报名及注册工作 十三、办理资质和劳保卡的年检、升级、增项等工作。 十四、各项评优活动的材料的申报、领奖、荣誉证书 2