会议的组织与管理.pptVIP

组级储备干部培训 * 组级储备干部训练系列 会议的组织与管理 课程目标 掌握会议的组织及管理 会议的定义 一、会议的意义 会议是沟通协调的一个重要手段，是 公开表达意见的场所。 会议有什么用 ●会议是一个组织单位存在的体现 ●会议是一种群体沟通 会议的类型 ●谈判会议 ●报告会议 ●解决问题会议 ●制定决策会议 ●收集和交换意见会议 导致会议失败的因素 一、会议的意义 ●组织不当 ●分析不够 ●备忘录失误 ●议程安排不当 ●会议主持人原因 二、会议前的准备工作 ●写出会议的目的 ●是否一定要开会才能达到上述的目的 ●会议的形态 ●会议的时间 ●会议的议程及主持人 ●会议的地点 ●会场如何布置 ●出席人数 ●出席者名单(职务) ●出席者座位安排 会议准备的内容 二、会议前的准备工作 ●是否准备名牌 ●是否安排出席人员往返会场的交通工具 ●会议是否安排出席人员住宿问题 ●会议通知何时发出 ●是否有资料随会议通知预先发出? ●准备哪些必要的辅助视听器材 ●准备哪些文具 ●准备会议场所周边位置图 ●是否要求参与开会者准备资料及副本份数 ●安排食膳及桌位 ●其它 会议准备的内容 三、有效地进行会议 会议成功的五大要素 ●议题要和参与开会的人有关 ●选定适当的出席人员 ●主持人 ●会前要有充分的准备 ●参与开会人的态度 四、主持会议 主持人的责任 ●宣布开会 ●控制议程 ●鼓励讨论 ●总结发言 ●控制人员发言 ●做出决议、确认行动和责任 ●闭会 四、主持会议 主持会议开始的技巧 ●准时 ●当与会者进入会场时，应向他们打招呼 ●自我介绍并说明开会的目的 ●与会者进行简单介绍，除非彼此都认识 ●不要有意制造惊奇 ●一开始便要说明议程安排、大纲及会议进行 时间表 ●寻问有没有人对会议的安排不清楚， 并回答与会者提出的其他问题 四、主持会议 会议进行中的主持技巧 ●简明地引出主题、说明讨论的目的 ●把握和控制会议的进度 ●注意鼓励每个人发表自己的见解 ●在一段时间里要集中讨论一个议题，在 一个议题结束之后再开始下一个议题 ●注意对不同意见的处理 ●随着会议的进行，对已表述的观点要及 时加以概括总结 ●争取尽早得出结论 组级储备干部培训