会议管理制度(试行版).docVIP

颁发部门 管理部 接收部门 生效日期 会议管理制度 制定人 陈 琳 制定日期 2010.9.8 文件编号 SMP-XZHY9-8-10 审核人 审核日期 文件页数 共 4 页 批准人 批准日期 分发部门 管理部、生产部、质量部 财务部 研究所 销售部 技术部 储运部 采购部 1、目的： 为改进会议管理，缩短会议时间，提高会议质量，加强会议决议事项的实施，根据会议的实际情况，特制定本办法。 2、原则： 会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段，各部门应重视对会议的组织和管理. 3、范围： 本办法所指的会议是部门级及以上的会议，例如：部门协调会，质量分析会，早会、质量分析会，培训学习和分部门例会及其他临时举办的各类专向会议。 4.会议类型以及与会人员： 类型 岗位 部门协调会 质量分析会 早 会 培训会议 大型会议 生产 协调 会 部门例会 临时会议 研究成果汇报会 责询 会 会议周期 2次/月 次/周 次/天 根据培训计划 次/年 周/次 周/次 临时 季度/次 月/次 开会时间 周六16点 周五15点 8点前 根据培训计划 临时通知 周一14点 周一上午8点 临时通知 另定 月末 会议时长 约60分 约60分 约15分 实际 实际 约70分 约70分 实际 约60分 约60分 组织部门 管理 部 质量部 各部门 管理部 管理部 生产部 各部门 管理部 研究所 管理部 4.1生产协调会： 生产经理 质量经理 管理部经理 生产助理 生产主管 车间主任 统计员 工艺员 班长 仓库主管 工艺研究员 设备主管 电工组长 退火专员 4.2质量分析会：质量经理 理化室主任 检验班长 质量文员 工艺研究员 制瓶班长 客服销售 销售经理 生产经理 包装主任 生产助理 4.3部门早会：各部门所有人员 4.4培训会议：指定人员 部门经理 培训专员 4.5部门协调会议和责询会：总经理、副总经理 管理部经理 质量经理 生产经理 财务经理 销售经理 工会主席 研究所总工 采购主管 仓库主管 人事招聘专员 4.6部门例会：本部门文员、班长、专员以上和相关技术类人员 4.7临时会议：根据会议需要临时通知与会人员，一般为紧急情况下召开。 4.8大型会议：根据实际与会情况通告告知与会人员 4.9外出会议：根据会议通知具体要求，实际要求人数、时间，外出会议人提前一天申请审批后可参加会议，会议结束半天内向直接上级递交会议报告。 5.会议组织人员职责： 5. 1会议组织须提前一天做好会议相关准备（包括会议资料的准备、分发，场地安排等），同时OA上公布，并做好相关记录，整理归档。 5.2临时性会议由会议组织人负责提前一天用OA通知（包括时间、地点、主题、与会人员名单），召集相关与会人员参会，如遇节假日提前召开，主持和协调会议工作。 5．3负责传达、贯彻上级组织的决议、指示，提出工作计划，检查所属部门和相关人员待办事项、上级决议的执行情况和会议的新任务执行情况的跟踪以及会议记录的收集和奖罚手续办理。 6．会议召开原则 6．1 精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。年度内列入计划的专项会议合并不得超过2次。 6．2 高效。召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分提前准备好发言稿。 6.3 务实。把工作重点放在品质、管理和生产等重要部位，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。 6.4 节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行，严禁铺张浪费。 6.5及时提出问题：对会议或者执行有任何问题，应在会议当中提出或者纠正，会后拒不接受其他异议。 7 会议安排 71 例行会议及公司要求的其他会议按照会议规定的时间、地点和内容组织召开。 7.2 临时组织的会议，涉及生产有关部门的，部门负责人应给予积极配合，保证会议所需材料、设备、器材、场地及时安排到位。 7.3 会议召集部门应做好会议准备工作，将会议主持者、议题、议程、与时间、地点安排报管理部，由管理部统筹安排。 7.4 列入会议计划的专项会议，如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，会议召集部门应提前2天报送管理部调整会议计划。 7.5 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，可权合并召开。对于准备不充分，或有重复性，或无多大作用的会议，尽量避免不安排。但是年度内专项会议合并不得超过2次。 7.6 不