会议管理规定110401.doc

会议管理制度 1、目 的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。 2、适用范围：本制度适用于xxx公司各项会议管理。 3、管理权责： 3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 3.2 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 3.3 会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。 4、会议分类： 序号 会议名称 主题/特点 类别 主持人 参加人员 1 早例会 固定时间、固定地点，宣布相关政策指令 公司例会 综合部 全体职工 2 动员会 发言固定，没有讨论程序 公司临时行政会议 主办部门负责人 会议提拟参加人员 3 研讨会 对一定问题进行讨论，磋商，不一定有结果 公司临时行政会议 主办部门负责人 会议提拟参加人员 4 鉴定/评审会 对某事务、价值、性能、质量进行鉴定，必须有结论 公司临时行政会议 总经理或其指定人员 会议提拟参加人员 5 专题会 为某一专题而开，必须有结论 公司临时行政会议 提拟人指定 会议提拟参加人员 6 年终述职会 年底 公司例会 人力资源总监 各部门负责人及总经办成员 7 年终总结会 年底 公司例会 人力资源总监 会议提拟参加人员 8 调度会 一般为月度召开协调调度各部门工作 公司临时行政会议 执行副总 各部门负责人及相关人员 9 部门例会 各部门固定汇报程序 部门会议 部门负责人 自定 5、管理内容： 5.1 会议提拟与审批。 5.1.1 公司月度例会无须提拟和审批。 5.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。 5.1.3 部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。其中，部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意； 5.2 会议计划与统筹。 5.2.1 每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报集团总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。 5.2.2 凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。 5.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 5. 3 会议准备。 5.3.1 会议通知遵照以下规定： 1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由部门按计划表直接通知与会人； 2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知： （1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议； （2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明； （3）其它提拟人认为应另行通知的情况。 3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门； 4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以邮件的方式进行确认通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定： 1、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作； 2、会议提拟部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等； 3、公司召开的公司级会议会务服务统一归口综合部负责。 4、部门召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（总经办）事先提出，由会议室管理部门（总经办）统筹安排。 5.4 会议组织。 5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 5.4.2 会议主持人须遵守以下规定： 1、主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排