会议管理标准二.docVIP

会议管理标准 0 修订记录 行政人力资源部2014年03月第一次修订 1. 目的 加强会议管理，提高会议效率，规范会议流程，确保会议决定事项按时按要求贯彻落实。 2. 范围 适用于公司及公司各部门的会议组织及管理。 3. 职责 3.1 行政人力资源部负责月度/周工作行政例会、总经理专题会议、员工大会、工作总结大会等全局性、综合性会议的统一管理，职责包括会议计划安排、呈批、分发会议安排表、会议通知、会议纪要的编发归档及会议决定事项的督办工作。 3.2 各业务部门负责本部门各种专业会议、工作例会的组织，负责会议记录并编写、分发会议纪要。 4. 工作流程 4.1 会议分类及组织 会议 类型 会议名称 组织部门 主持人 参加人员 会议时间 会议内容 例 会 月度/周工作行政例会 行政人力资源部 总经理或总经理助理 总经理、总经理助理副总经理、、部门经理、主任及指定人员 每月 第一周 a、 检查各部门当月/周工作完成情况及存在的问题； b、 研究当月/周重要事项； c、 确定下阶段工作重点及工作计划； 部门工作例会 各部门 部门 经理 部门 工作人员 每周一 a、总结部门上周工作完成情况； b、传达公司会议精神，落实工作安排； c、安排下周工作任务；d、讨论其他工作内容。 专 题 会 议 总经理专 题会议 行政人力资源部 总经理或 授权人 总经理及指定人员 不定期 包括：项目审议会；专项工作汇报会；计划调度会；专题研讨会；突发事件紧急会议等 管理人员专题会议 会议召集部门 专题项目负责人 专题项目负责人及指定人员 不定期 各部门在工作中根据需要确定 其 它 会 议 员工大会、工作总结会、表彰会等 行政人力资源部 指定 主持人 视会议需要决定参加 人员 视工作需要决定召开 工作总结、工作部署大会；工作动员会；表彰会；传统聚餐会等 外部门人员参加的重要的公司会议 行政人力资源部 指定 主持人 视会议需要决定参加 人员 临时召开 工作洽谈、业务联系 备注：各项会议中的决定及工作安排由会议召集部门负责跟进落实、督办。 4.2 会前准备 4.2.1 确定会议议题及名称 会议议题应科学合理、有针对性，符合会议性质。超出会议职权范围的议题或无需交由会议讨论的议题都不能列入。 4.2.2 确定会议时间、地点及出席人员名单 4.2.2.1 确定与会人员 应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等。 4.2.3 确定会议议程及日程 4.2.3.1 会议议程 会议议程拟订后，应呈送相关领导审定，同时征求其他与会者的意见和建议，重新汇总拟订、分发。如分发后议程有所改动，应尽快将新议程及时补发到与会者手中。 4.2.3.2 会议日程 会议日程是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体安排。安排会议日程要明确具体，并准确无误。 4.2.4 准备会议文件 4.2.4.1应根据会议性质和内容及时制发会议文件,主要包括： a） 会议的程序性文件：议程文书、日程安排、程序讲话、选举程序、表决程序等； b） 会议主题文件：开幕词、发言稿、典型材料、工作报告、会议讨论稿、闭幕词等； c） 会议管理性文件：会议通知、开会须知、会议规则、会场示意图、作息时间表、会议证件、保密制度、生活管理制度等。 4.2.4.2月度/周工作行政例会、重要综合性会议由相关部门负责资料的收集与整理，行政人力资源部负责资料汇总、审核、分发。 4.2.4.3 公司各专业会议所需的相关材料，由会议牵头组织部门负责收集、整理、汇总、撰写。 4.2.4.4 为提高会议工作效率，在各类会议召开的规定时间之前，会议牵头组织部门应深入了解情况，搞好调研；通过提前召开碰头会议或联系会议等多种形式，及时掌握所属各专业部门的工作进展、主要问题、下-步工作等相关内容，提出指导性意见，帮助各专业部门找准问题症结、研究解决方案，进一步明确会议召开的中心议题、需重点研究解决的有关问题和下阶段的主要工作，实现提高会议效率的目的。 4.2.4 布置会场 4.2.4.1 排定座位: 应根据会议性质、与会人员身份和会场具体情况等按一定的顺序排定会议座位。 4.2.4.2 主题性及装饰性布置：应根据会议性质等设置会标、台幕、标语、桌签等，并注意会场色调、灯光、气味、装饰物等的布置。 4.2.4.3 配置及检查会议设备。会议工作人员应提前配置好会场设备,检查其使用功能，熟悉操作方法，并做好登记等。常备设备有：电脑、投影仪、白板、网络服务器、麦克风、功放、音箱等。 4.2.4.4 食品供应：时间较长的会议，应考虑在会议休息间隙供应水果、糕点、饮料等食品。 4.3 会中组织与服务 4.3.1 会议签到 4.3.1.1 会议秘书或相关工作人员应事先准备