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缩短重大工程项目档案整理时间 成 果 报 告 小组名称：档案整编QC小组 广西电力工业勘察设计研究院 2008年01月 南宁  目 录 1 小组概况………………………………………………………………… 1 2 P阶段（计划阶段）…………………………………………………… 3 2.1 选题理由…………………………………………………………… 3 2.2 现状调查…………………………………………………………… 4 2.3 活动计划…………………………………………………………… 5 2.4 设定目标…………………………………………………………… 6 2.5 原因分析…………………………………………………………… 7 2.6 制定对策…………………………………………………………… 11 3 D阶段：按对策实施…………………………………………………… 12 4 C阶段：效果检查……………………………………………………… 18 5 A阶段：总结阶段……………………………………………………… 19 证明材料： 附 件 1： 附 件 2： 缩短重大工程项目档案整理时间 广西电力工业勘察设计研究院 档案整编QC小组 1 名词解释 1.1重大工程项目档案:是指重大工程项目从酝酿、决策、到建成投产的全过程中形成的、应当归档保存的科技文件材料。 1.2档案报表：本课题的档案报表仅指卷内目录、备考表、封面、脊背。见图1：档案报表示意图。 图1：档案报表示意图 2 小组概况 表1 小 组 简 介 表 小组名称 档案整编QC小组 课题名称 缩短重大工程项目档案整理时间 成立日期 2006年1月16日 小组类型 攻关型 注册日期 2007年7月06日 注册号 KT2007-04 表2 小组成员情况表 序号 姓 名 性别 文化程度 组内职务 职 称 组内分工 1 左运源 男 本科 组长 副研究馆员 组织活动，总结 2 蒙会琼 女 本科 组员 助理馆员 收集资料、统计、现状调查等 3 许建英 女 本科 组员 高级工程师 活动策划、参与实施 4 文宏凤 女 本科 组员 软件工程师 参与实施及效果检查、记录等 5 韦纯媚 女 中专 组员 管理员 6 钟洁 女 本科 组员 高级工程师 7 欧明佳 男 本科 组员 软件人员 8 赵宝玲 女 本科 组员 教授级高工 QC知识教育培训，报告修改 表3 小组活动情况表及获奖情况 活动时间 2007．7～2007.12 出勤率 100% QC活动次数 9次 每次QC活动平均时间 2小时 接受TQC教育 156小时 接受质量管理教育 138小时 获奖情况 3 P阶段（计划阶段） 3.1 选题理由（见图2：选题理由流程图） 0 图2：选题理由流程图 制图人：左运源 校核:韦纯媚 2007年7月2日 第一次QC小组活动通过 3.2 活动计划 为了使活动有计划地开展，小组成员制定了活动计划,见图3：活动计划甘特图。 图3 活动计划甘特图 月份 内 容 7 8 9 10 11 12 P 选题、现状调查 制定目标 原因分析 要因确认 制定对策 D 对策实施 C 效果检查 A 巩固措施与总结 制图人：左运源 校核:韦纯媚 2007年7月2日 第一次QC小组活动通过 3．3现状调查 为了把握现状，小组成员对传统的档案整理模式耗时情况进行了调查、测试，并用分层法进行分析。 调查1：为了了解传统的档案整理模式的工作情况、环节，小组成员首先对档案整理模式进行了调查，详见图4：传统档案整理模式的工作工序流程图。 图4：传统档案整理模式的工作工序流程图 制图人：韦纯媚 校核:钟洁 2007年7月13日 第二次QC小组活动通过 结论：传统档案整理模式的工序由盖章、写档号、报表生成、贴封面、脊背、装盒组成。 调查2：为了了解项目档案整理耗时的情况,小组成员调查了7月9日至13日永福电厂档案整理的情况,汇总计算整理每卷档案的耗时。详见表4：永福电厂档案整理耗时统计表，图5：项目档案整理耗时柱状图。 表4 永福电厂档案整理耗时统计表 操作人 韦纯媚 蒙会琼 左运源 庞雪 均值 整理每卷档案耗时(分钟) 27 28 31 30 29 制表：钟洁 校核:韦纯媚 2007年7月13日 第二次QC小组会议通