商业智能案例：洞庭药业的IT“智囊”.doc

洞庭药业的IT“智囊” 关键词：洞庭药业、用友BQ、BI、用友华表、数据分析 摘要：对于BI在洞庭药业的应用目标，作为企业信息化应用奠基者的龙玲，心中已经有了一个十分清晰的目标：让BI不仅仅是一个销售支持工具，而是真正成为企业管理和决策的“智囊”。“ 现在，每天早上一上班，洞庭药业股份有限公司（以下简称洞庭药业）财务总监龙玲要做的第一件事就是打开电脑，登陆BI系统，看看昨天的财务分析报表、来自全国各区域的销售数据分析报表等，用龙玲的话来说：“这已经成为了一种习惯！” 而且，这种习惯不仅仅体现在龙玲身上，“包括公司的领导、全国各区域的销售负责人，都已经把BI看成了一个重要的经营和销售工具。”龙玲说。 湖南洞庭药业财务总监 龙玲 业务增长带来的数据挑战 作为一家具有50多年历史的老牌制药企业，洞庭药业位于素有“桃花源里的城市”之称的湖南常德市。在上个世纪90年代末，洞庭药业进行了股份制改造，公司也由此走上了快速的发展轨道，其所生产的止血药和抗精神病药更是在国内外市场很受欢迎。业务的发展使得企业的销售网络迅速扩大。“现在，我们的销售网络已经遍布全世界30多个国家、地区。”龙玲介绍道。 销售网络的扩大，给洞庭药业带来了两个直接的难题和挑战。 一是如何动态的掌握各区域的产品销售情况，例如哪些产品卖的好；哪些产品销量不佳；和去年同期相比，各个产品的销量是上升还是下降；哪些客户最近比较活跃；哪些客户的订单出现明显下滑等。这些销售数据的及时获得，对于企业快速的调整销售策略，无疑有着十分重要的作用。而在如今愈发激烈的市场竞争态势下，很多时候时间就意味着直接的市场份额和利润。 但在以前，这些销售数据的汇总，至少是以月、甚至是季度为周期的，这样的数据反馈速度，显然是难以满足市场竞争需求的。因此，如何能够更快地获得各区域的销售数据，就成为企业最迫切的需求之一。 另一个挑战则来自于销售人员的管理。分布在全国各地的销售人员，平时都在外面，公司总部很难随时掌握这些销售人员的业绩情况，如果销售人员出现异常状况，也只能等到月末或季度末业绩考核时才能发现，这时可能已经太晚了。因此，如何对区域的销售人员进行动态的管理，随时了解销售人员的业绩，也成为企业所要解决的问题之一。 其实，对于如何解决这些问题，龙玲一直在进行思索。 数据梳理在前 BI上线在后 2008年时，龙玲就曾想采用用友华表的BI系统。 因为从2002年起，洞庭药业就开始使用用友的财务模块软件；2006年时，又购买了用友的U8供应链系统。而如果采用用友华表的BI系统，则可以与洞庭药业之前的U8系统进行很好的连接，直接从系统中抽取数据进行分析。另外，在试用用友华表的BI系统用友BQ时，其在数据分析方面的灵活易用性、丰富的展现形式等也给龙玲留下了深刻的印象。但当时由于洞庭药业的基础数据还不完善，因此并不具备应用BI的条件。“不过这几年，我一直在惦记着这个软件。”龙玲说。 除了基础数据不完善外，在2008年时，制药行业发展相对稳定。但最近两年，制药行业的竞争越来越激烈，洞庭药业也感受到了来自于市场的压力。另外，新医改的推行，对于制药行业也带来了很大的冲击。特别是对制药企业销售能力的要求越来越高：无论是对整个销售体系的管控能力，还是反应速度都提出了更高的要求。在这种情况下，利用BI系统对销售、产品数据进行分析，来为企业的销售管理和策略的制定提供决策支持，就成为一个必然的选择。 “从2008年后，我们开始对企业的基础数据进行完善，到了2011年时，无论是从数据质量方面、还是企业自身需求方面，都已经到了应用BI的合适时机。”龙玲介绍道。 2012年3月，龙玲期待近4年的BI系统终于开始在洞庭药业进行实施。由于有之前充分的准备工作和完善的基础数据作为支撑，因此整个实施过程显得十分顺利。现在，洞庭药业的用友BQ一期工程已经完成，并已经正式运行。 一期BI 智慧分析、解放人力 系统使用后给企业所带来的改变是十分明显的。以销售方面为例，现在销售负责人不仅可以随时获取各个区域的销售报表和分析情况，同时还可以按人、产品或者客户进行分析，这样，销售负责人就能随时了解：哪些产品导致了销售额的上升；哪些客户在采购金额方面发生了明显的变化；每个销售人员最近一段时期的业绩变化情况等。这样，销售负责人就可以根据数据分析结果，作出有针对性的策略调整。 对于财务方面，BI系统的应用也带来了效率的提升。“以前财务人员做一个报表，至少需要几个小时的时间，现在则只要轻轻一点就能完成。这样财务人员就能从繁琐的做报表工作中解放出来，有更多时间去做一些更有价值、更重要的工作。”龙玲笑着说。 同时，龙玲也表示：生产、成本等方面的分析应用也将分期实施。 BI升为决策智囊 实现精细化管理 确实，报表只是BI所有功能中的一部分而已。“报表只是一种展现