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办公室实务概述 第四章 邮件收发 框架 1. 邮件的收取 2. 邮件的分类 3. 邮件的拆分 4. 邮件的处理 5. 上司不在时邮件的处理 6. 邮件寄发前的准备 7. 邮件的寄发 邮件的处理，是文秘人员的重要工作。有些公司的文秘人员甚至要发一半的时间在做这件事。 邮件形象代表公司形象，也体现自己的能力。 信息必须及时反馈给上司。 1. 邮件的收取 企事业单位邮件的送达有四种情况： 传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。文秘人员这时候要邮件到达自己办公室的时间， 尽量不要在邮件到达时离开办公室， 如不能避免，应请人代领。当面点清楚邮件，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目。 邮件送到单位所租的邮箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。这时，文秘人员每天的开箱次数应该和邮局投递的次数一样，并尽可能在时间上与送到时间相合拍，形成一种规律。这样，才可能提高效率，也避免了邮件遗失的可能性。 由专人接送，需要签收的邮件，如特快专递。这些邮件在一天之内随时可能到达，由文秘人员负责签收、处理，或者分发给其他部门或相关人员。 如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，查看晚上是否有邮件发送过来。电子邮件可以在屏幕上看到，但通常的做法是文秘人员打印出来交给上司。 2. 邮件的分类 文秘人员受到邮件以后应该按照一定的标准进行分类 按照收件人的姓名。适合于人数少的情况。 按照收件人的部门。 按照邮件的重要程度。重要性的标准：来信人的姓名和单位；挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件等。 3. 邮件的拆封 有些邮件需要文秘人员拆分后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆分，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要文件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。如果文秘人员误拆了，应该在信封上写明“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候记得要向他道歉。 邮件的拆封要注意以下几点： 拿到信封后在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一旁，以免在拆封的时候遭到损坏。一般使用剪刀拆开信封。 正确的拆封位置应该在信封正面的右侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。 信封拆封后，首先要取出里面所有的东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。 信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分。 有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应该找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致。既不要让自己损失，也不要贪小便宜。 文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。 文秘人员授权阅看信件时，应把其中的重点勾勒出来。 收到的广告等邮件，不必交给上司，可以当作废纸或给其他部门。 4. 邮件的处理 需要交给上司的邮件，需要在上司进办公室之前准备好，或在公司上班不久就要准备好。根据紧急程度由上向下排列。 文秘人员把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好，并做好标注。 文秘人员自己可以处理的信件，办理结果需要让上司知道时，可打印一张小的字条解释你做的事情，把字条和信件放在一起，然后放在上司的桌上供审核。 对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上。 账单和结算单一般应转交给付款部门。 广告和传单是方便、免费的信息来源，可以给采购部门。 5. 上司不在时邮件的处理 当上司不在时，文秘人员处理邮件时要给予更多的重视，并承担更多的责任。首先要弄清楚邮件的处理程度和方式有什么变动，怎样变动？文秘人员获得了上司哪些授权，具体如何处理？ 一般而言，有这样几种可能： 文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已经收到，告诉对方何时能收到答复。 上司指明他不在时把收到的邮件转送到某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，请收到人员签名。 上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。应谨慎处理，在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。 如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到？怎样处理？做了哪些事？采取了哪些措施等 如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样方便想上司汇报。 如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手问题时，应及时想上司请示。 将处理和待处理的邮件分别标示。 6. 邮件寄发前的准备 文秘人员要替上司或整个公司、部门发出邮件，其他部门和人员的信件送到文秘人员手里时已封口，文秘人员只需要把这些邮件