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商务会议 会议种类 1.部门员工例会 全员参加 某部门交流信息、通报情况、解决问题、融洽感情 2.公司年会 报告一年业绩，确定来年工作计划 3.股东大会 每年一次，决定最高执行方针 4.客户咨询会 5.产品展销订货会 6.业务洽谈会 企业提高经济效益的关键 7.产品新闻发布会 8.经理例会 定人员、时间、地点 是公司经理们研究经营管理中重大事项的会议，也是公司决策层召开的会议。 例会最重要——准备议题 （周二~周四 8：00-11：00 / 2：00-4:00） 发放议题表：开会前3天 最后决定权 筛选议题 ：开会前1天 例会主持人 秘书要提前10min到达会场 议程：是对已确定的会议议题，列出发言或讨论的先后顺序。简明概略——文字 日程：是对会议期间的所有活动作逐日的具体安排。 明确具体——表格 议题：一至二个主要议题、一两个小议题 纪要与记录的比较 性质 法定的行政公文 事务性文书 内容 简 提炼会议要点 体现会议宗旨 繁 原始详尽——体现会议过程性、具体性 形式 公文规范格式（总分） 顺时格式 作用 公开发不发表以传达 内部资料不外传 处置方式 会议情况、事项 以备查考 六、签到 电子签到 计算机签到 大型会议 手工签到 会议工作人员代签、簿式签到 小型 证卡签到、座次表 大中型 七、会见与会谈 概念：会见指双方会晤；会谈指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。 注意事项：高格、对等、低格接待 保密 实效 办公日常事务 接打电话 三声内接电话，先行问候，简要记录 七声后挂断，问候、通报，简述内容 未预约接待 微笑问候，以欢迎的态度礼貌友好接待 询问来访者姓名 安排一个尽可能早的预约时间 如要求当天见面，联系有关部门看被访人或其他人员是否接见 如当天可见，按预约客人的程序进行 如当天确实不能接见，及时说明情况 无法接待时，请其留言 再次给其预约的机会，耐心听其要求 在接待过程中，确保来访者舒适 其注意事项： 1.表示出热情友好和愿意提供服务的态度 问清其姓名及公司名称，委婉询问来意，判断来客身份与种类 2.不能接见，说明原因，并表示歉意，另定约会时间 3.会接见的，首先请示上司意见 4.初次与上司见面的来客，你要代为介绍 值班工作内容 建立岗位责任制 信息处理制度 严格的保密制度 坚持交接班制度——值班登记表 防范性、责任心、应急性 四、大事记：是组织内部以时间先后为序，用简明的文字记载重大事件或重大公文活动的文书，由大事和时间构成。 商务礼仪 着装配饰要求 1.西装：长脸型 短驳头西装领子 ；圆、方脸型 长驳头 2.衬衫：下摆塞在裤腰里，系好领扣袖扣，衣袖稍长于西装上1-2cm 3.领带和领带夹：大箭头正好垂到皮带扣上端处 4.纽扣：双排扣，全扣 单排扣，三粒扣子的可只系之间一粒；两粒的系第一粒 5.口袋：可装折叠花式手帕 左胸内侧：票夹、笔和日记 右胸内侧：名片、香烟、打火机 6.鞋袜：男士，袜、裤、鞋三色相同或用较深颜色 女士，肉色长筒袜，袜口被裙子下摆所遮掩 7.整体协调：三色原则（鞋、腰带、公文包颜色统一） 三大禁忌：袖扣商标不拆；非正式场合穿夹克打领带；穿白袜、尼龙丝袜 服饰礼仪：和谐得体、TPO原则（时间、场合、目的、地点）、整洁、个性——特色 交谈礼仪 1.称呼 ⑴对他人用敬称eg：X校长、X局长、X医生 直呼其名：小+姓 老+姓 按职务 职业/职衔 泛尊称 上级对下级、长辈对晚辈 称他人亲属：令尊、令堂 对德高望重的人：姓+老/公 ⑵对自己用谦称 称自己 ：鄙人、在下、学生、小弟 自己亲属：家（父母）、舍（弟妹） 观点看法：愚见、浅见 文章著作：陋作、习作 住所 ：寒舍、陋室 单位 ：鄙公司、鄙单位 2.介绍集体：双方先卑后尊，各方先尊后卑 立卷归档 一、组卷 1.按作者、问题、时间、名称、通讯者、地区组卷 “来往文书”第一通讯者与第二通讯者关于…的来往文书 第一通讯者关于…与第二通讯者的来往文书 2.根据轻重缓急把卷内文件按问题分组，每个问题先按内容再按时间排列 二、确定案卷保管期限 永久 红 forever 长期 黄 16-50年 短期 蓝 ≦15年 三、拟写案卷标题 三要素 制发者+问题+名称 含义：是