纪念品管理制度XZ1F008.docVIP

 1 03、7、20 执行 潘跃 黄涛 陈茂生 版次 日 期 状态 编写 审核 批准 修 改 说 明 北京蓝巢投资有限公司企业标准 XZ1F008-2003 行政部专业文件 纪念品管理制度 本文件之产权属于北京蓝巢投资有限公司，未获本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。 修 改 记 录 版次 日期 页数 章节 修改内容和依据 纪念品管理制度 1范围 1．1本制度目的是规范纪念品管理，节约经费开支。 1．2本制度规定了纪念品的设计、采购、领用管理。 1．3本办法适用于全公司范围内纪念品的管理。 2定义 2．1纪念品：公司在公共关系活动中用于表示纪念的物品。 3 职责 3．1行政部是本制度的主管部门。 3．1．1经理负责本制度执行情况的监督检查；负责一次1万元以下纪念品采购合同的签订。 3．1．2行政秘书负责本制度升级换版，负责组织纪念品设计、采购、发放等日常管理。 3．2财务部负责根据行政部提供的领用记录从银行划转资金。 3．3行政部负责纪念品领用审批及本单位使用的个别纪念品采购审批。 4 管理内容 4．1纪念品设计 4．1．1每季初行政部根据库存情况提出新购纪念品种类和规格。 4．1．2设计完的纪念品样式由行政部经理裁定。 4．2纪念品采购 4．2．1每季初，行政部根据库存情况及消耗情况提出纪念品采购意向，行政部经理批准后，开始对外采购。一次采购1万元以上，需要财务部参与监督，由总经理批准。新增品种，应按行政部提供的样式进行采购。 4．2．2采购原则上要成批量，并使用公司核定的周转基金。特殊需要可直接从专门店购买。 4．2．3采购的纪念品在入库时要办理验收和入库手续。行政部经理签字后报销，由纪念品周转资金列支。 4．2．4个别纪念品采购也可由使用部门提出申请，由行政部根据使用部门要求进行采购，或由使用部门自行采购。 4．3纪念品领用 4．3．1纪念品发放由单位提出申请，单位领导批准后，到行政部办理领用。各单位从行政部领用的纪念品，需办理登记手续，领用时办理审批手续。 4．3．2行政部每月25日汇总当月纪念品发放情况，连同领用申请一并交财务部，由财务部从内部银行转帐。 5相关记录 5．1纪念品外观设计会审表 5．2纪念品采购申请表 5．3纪念品登记表 5．4纪念品领用申请表 5．5纪念品领用明细表 纪念品外观设计会审表 品名 用途 设计要求 设计原意 文字表述 效果图 会审意见 总经理 相关部 行政经理 填表说明：1、品名、用途、设计要求由行政部经理填写；2、设计原意文字表述由外聘设计人员填写；3、特殊纪念品增加公司领导会审意见 纪念品采购申请表 申请部门/人 申请时间 序号 品名 规格 数量 单价 所需资金 小计： 行政部经理 部门负责人 纪念品登记表 日期 品名 规格 数量 单价 验收人 库存 纪念品领用申请表 申请单位 申请时间 领用品名 领用数量 经办人 审批人 纪念品领用明细表 领用 时间 领用 单位 领用人 品名 领用 数量 单价 所需 资金 现库存 蓝巢投资公司行政办公管理程序 63 共 7 页，第 3 页