酒店管理财务 酒店采购管理制度及规范(叶予舜).pdfVIP

酒店管理财务 酒店采购管理制度及规范 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协 调和提高工作效率，特制定本采购管理制度: 一 采购管理部门 酒店设立采购部，隶属酒店财务部管理，接受财务总监、成本控制、集 团及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。 二 采购部工作基本要求： 1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意； 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品，每月每一 类至少有三家供货商提供报价单； 3. 所有采购物品的品质须保持一贯稳定； 4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责； 5. 采购部必须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式 获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以 书面形式汇报给酒店财务部及董事会； 6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善 保管，有人员变动时须全部列入移交，上述资料及采购人员自购物品价 格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库； 7. 采购时间要求：一般物品采购时间为 3 天;急用物品当天必须采购回来； 印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前 10 天下单采购； 8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销； 1 叶予舜 二〇一四年十一月十九日星期三 9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜； 10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付账 款,酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也 为日后的采购工作提供便利。 三 采购审批程序 1. 申购单审批程序： 使用部门经理(仓库主管)资产会计复查董事同意采购部询价财务总监行政办 申购单返回采购部。 2. 单位价值 1,000 元以下或批量价值在 2,000 元以下的由采购部现金自购的 物品，采购部必须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应 商，经董事会最后批准后方可采购，酒店财务部和仓管员将对价格及品质进 行不定期抽查。 3. 单位价值 1,000 元以上或批量价值在 2,000 元以上的物品采购审批程序： 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货 商共同草拟合同或采购协议财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字执 行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总组成)。 4 赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货， 其它物品按上述第 1、2、3 款程序执行。 各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价， 采购部、使用部门、主管副总、财务部组成供货商评定小组,通力合作，进行 价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联 2 叶予舜 二〇一四年十一月十九日星期三 合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应 价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料。 四 采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门共同完成，平时各部门应 及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。 五 供应商管理 1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门对供应 商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商. 2. 选用供应商角度采用 1+2+N 原则，所谓 1+2+N 是指一类商品一个主 供应商、2 个辅助供应商、N 个考察供应商。这类商品只有一个主要供 应商，大约 70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约 20%的 物资，一旦主供应