秘书礼仪 教学课件 作者 姜倩 第五章 秘书办公室礼仪.pptVIP

第四，办公室如果宽敞，可在办公室内放置绿色植物装点办公室，但一般不用盛开的鲜花； 第五，办公室的门窗要经常打开换气，保持工作场所的空气质量，切忌在办公室吸烟。 知识窗 秘书面对非理性上司的礼仪 ●避免事端继续扩大 ●避免其他人员受到牵连 ●避免上司情绪不稳定时，作出错误的决定 ●避免自己的情绪受到感染 ●让上司静一静 3．注重电梯内的礼仪 （1）进入有人管理的电梯时，应迅速自报楼层，并表示感谢，进入无人管理的电梯时，要先按楼层，如有不便，亦可请他人代劳。 （2）进入电梯后选择的位置要合适，不可站在电梯门口妨碍他人出入；上高层时，要尽量靠电梯里面站；人数少时，应适时调整位置，均匀松散地站在电梯内。 （4）机密文件的发送不宜使用公用传真机。 （5）传真信件要注意格式、称呼和敬语，信尾还应有签名。 （6）传送完毕要确认。 （7）传真机使用完毕要登记。 2）对传真件按待批件、待阅件，紧急件、不紧急件进行分类，并写明文件摘要，便于上司批阅。 3）将上司批示意见复印后转发，呈送给相关部门，必要的时要进行追踪，以获得反馈结果。 4）对重要传真件要进行整理存档。 5）传真内容为外文的，应及时译出。 （2）主题。编写主题时注意以下几点： 1）电子邮件一定要注明主题，在电子邮件的主题栏里，发信人要用短短的几个字概括出整个邮件的内容，让收件人能权衡出邮件的轻重缓急。 2）邮件的主题必须明确，尽量具体，最好不超过十五个字，让人一目了然，并便于保留。 3）应避免使用抽象的词语或是问候作为主题，以免对方无法立刻识别内容。 （3）正文。编写正文时，要注意以下几点： 1）在电子邮件中，为分清所谈事项的轻重缓急，可以用一两个句子来表达主要内容，如有需要再写一段来加以说明。 2）为方便收件阅读，电子邮件应简短，不宜使用太多的修饰语。 3）电子邮件的结尾应附上电话、邮箱地址或者网址，以方便工作联系。 （7）紧急邮件的处理。 （8）页面整洁。 （9）标点符号要慎重。 （10）小心使用附件功能。 （11）定期检查时间标示。 （12）检查语法和错别字。 2．证明信撰写证明信的格式要求 标题 格式一：单独以文种作标题，即冠以“证明信”“证明”等字样，写在首行的居中位上 格式二：由文种名和事由共同构成标题，如“关于XXX同志XX情况（或问题）的证明“，写在首行的居中位上 称谓 以受文单位名称或受文个人的姓名为称谓，写在第二行顶格位，称谓后要加加冒号。假若没有固定的受文者，开头可以不写受文称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引出正文内容 正文 正文在称谓之后另起一行，空两格写正文的内容 结尾 在正文之后另起一行，顶格写上“特此证明“四个字。 署名 由证明单位或证明人署名，写在结尾的右下方 日期 日期为成文的时间，写在署名的下方，同时加盖证明单位或证明人的私章，否则证明信将无效 3．慰问信 慰问信是以组织或个人的名义向对方表示关怀、慰问的特殊信函。 撰写慰问信的格式要求 标题 格式一：单独以文种作标题，即冠以“慰问信”三个字，写在首行的居中位上 格式二：慰问的对象和文种共同构成标题，如“致中国人民解放军驻XX省部队全体指战员的春节慰问信”，写在首行的居中位上 称谓 称谓为慰问对象的全称，为表示尊重，可在对象的前面加上“敬爱的”、“亲爱的”或“尊敬的”等字样。称谓写在标题下一行的顶格位上。如果对象多，要一一写进去 正文 正文在称谓之后另起一行，空两格写正文的内容 署名和日期 写在正文的右下方，分两行写 慰问信的正文内容因对象和目的不同而不同，通常情况下，应包括以下几个方面：一是为什么向对方发慰问信；二是要比较全面而具体地叙述对方的英雄事迹或对方所遭受的困难；三是结合形势和任务，向对方提出希望和鼓励；四是写慰问信的单位或个人向对方表示决心；五是用鼓励或祝愿的话语进行总结。 4．推荐信 推荐信是向单位或个人荐举人才的书信，也可是向某单位的自荐。写推荐信时态度要诚恳，内容要属实，语气要谦恭。 撰写推荐信的格式要求 推荐信的正文内容一般为先简单问候，然后再介绍被推荐对象的情况，最后表示要求和祝愿。 标题 以文种作标题，即在信纸的第一行居中位写“推荐信”。 称谓 称谓为推荐的单位名称（全称）或单位负责人的姓名，写在第二行顶格位，称谓后要加冒号。 正文 正文在称谓之后另起一行，空两格写正文的内容。 落款 指推荐人姓名和写信日期，写在正文的右下方，分两行写。 5．请柬 请柬用于邀请客人参加庆典、纪念活动、宴会、展览或重要会议的一种通知书，也称请贴、简贴