秘书文档管理（总主编史玉峤姚怀山）（主编贺军陈祖芬） 第五章.pptVIP

尚辅网 尚辅网 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 　　因很多机关和企业的档案库房设在办公楼，库房的选择应注意以下要求。 　（1）不宜设置在办公室的顶层、最底层，以防止高温和潮湿。 　（2）不宜设置在阳光直射、温度高的房间，以防止档案受阳光直射和高温。 　（3）不宜设在靠近机房、盟洗室和锅炉房的地方，以防止辐射影响、潮湿及危险 　（4）库房必须专用，不能与办公室、阅档室合一。 2.办公楼内档案库房选择要求 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 3.档案库房的墙壁、门窗、屋顶要求 （１） （２） （３） 　　对墙壁的要求。墙壁应能隔热防水。 　　对门窗的要求。应有良好的密封性。 　　对屋顶的要求。应隔热、防渗漏。 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 　　档案库房地面应坚固、平整、光滑、耐磨、不起尘、防水和防潮。底层库房架空防潮较为理想。鉴于目前大多数新建档案馆库房都采用密集架的库内设备，应充分考虑密集架满载承重的设计要求。 4.档案库房地面的要求 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 （二）档案库房设备 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 （三）档案装具 1.档案装具的种类 （1）档案箱。 （2）档案柜。 （3）档案架。 （4）防磁柜。 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 2.档案装具选用要求 （１） （２） （３） 　　装具材料应经久、耐用、牢固，并符合节约的原则。 　　装具所选用的材料以及对档案的加工，均不能对档案有所损害。 　　便于调阅档案，取拿方便。 （４） （５） 　　适当利用库房的空间与面积。 　　尽量做到美观和整齐划一。 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 （四）档案包装材料 卷皮 卷（件）盒 包装纸 尚辅网 档案的保管 二、档案保管的物质条件 （五）消耗品 　　用于保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。 尚辅网 档案的保管 三、档案库房管理 （一）库房管理的基本任务和要求 第 一 第 二 第 三 第 四 　　是保持库房的有序状态，使档案装具排列整齐，案卷存放有序，库房环境整洁美观。 　　是维护档案的完整、安全，防止档案丢失、泄密。 　　是根据档案的不同等级，采取相应的管理措施，对永久保存的档案、重要的档案给予重点保管，使其处于最安全、最好的保管环境之中。 　　是正确处理好“管”与“用”的关系。 尚辅网 档案的保管 三、档案库房管理 （二）库房管理制度 人员出入库管理制度。 档案出入库管理制度。 档案清点交接制度。 用电安全及防火制度。 安全检查制度。 监督科技档案更改制度。 尚辅网 档案的保管 三、档案库房管理 （三）库房温湿度控制 　　库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素，据有关研究结果表明，较为适宜的纸质档案库房温度应在14℃~20℃之间；相对湿度应在50%~65%之间。 尚辅网 档案的保管 三、档案库房管理 （四）“八防”措施 　　档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成损害的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。 尚辅网 档案的保管 三、档案库房管理 （五）档案排列存放方法 档案装具的排放要求 　（1）整齐一致，横竖成行。 　（2）避光通风。 　（3）充分合理利用空间。 档案排列方法 　　一种是按全宗顺序号排列，二是全宗分类排列法。 档案存放方式 （1）竖放。 （2）平放。 尚辅网 档案的保管 三、档案库房管理 4.档案存放秩序的维护与管理 　　（1）档案存放位置索引（档案存放地点索引）。 　　（2）装具所存档案标志牌。 　　（3）档案代理卡。 尚辅网 档案的保管 三、档案库房管理 　　全宗卷中通常应包括：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、对全宗进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录，以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等等。 5.全宗卷 尚辅网 档案的保管 四、档案流动过程中的保护 　　档案使用过程中的维护与保护工作比档案库房管理工作具有明显的动态性、复杂性、综合性，所用的方法及所需注意的问题很多。做好这一工作有两条基本途径: （一）建立严格的管理制度并在工作中严格执行落实 尚辅网 档案的保管 四、档案流动过程中的保护 　（二）采用各种合理有效的管理方法，认真细致地做好维护与保护工作 　4.对重要档案的保护性措施 　1.数量与顺序的控制 　3.利用方式及利用场所的限制 　2.对利用行为的现场监督与检查 尚辅网 * ISBN 978-7-5611-8132-4 总主编 史玉