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尚辅网 尚辅网 项目六 归档文件的整理 项目目标 任务导向 技能训练 项目目标 1．知识点 ◆归档文件整理的原则 ◆归档文件的分类 ◆归档文件的排列 2．技能要求 ◆初步掌握归档文件整理的要领 任务导向 一、归档文件整理的意义 二、归档文件整理的原则 三、归档文件整理的组织工作 四、归档文件的整理 一、归档文件整理的定义 归档文件整理，是 “将立档单位在其职能活动 中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、 分类、编号、编目、装盒，使之有序化的过 程”。 二、归档文件整理的原则 （一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 （二）区分不同价值 （三）便于保管利用 三、归档文件整理的组织工作 （一）确定整理环节 1．集中式 2．分散式 3．集中与分散结合式 （二）重视归档文件的平时积累 1．严格收发文登记 2．及时收集 3．严格检查 4．随办随归 5．妥善管理 （三）建立相关制度 （四）加强整理工作的指导、监督与检查。 四、归档文件的整理 （一）整理单位 就是以“件”的整理单位，进行文件级整理。一 般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一 件，原件与原制件为一件，转发文与被转发 文为一件，报表、名册、图册（本）为一 件，来文与复文为一件。 （二）文件修整 文件修整一般包括对破损文件进行修校，对 字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文 件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折 叠等。 （三）文件装订 文件装订前首先必须对它们进行排序。装订前应将“件”内的 各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用 左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将 左、下侧对齐。 装订方式：一是线装。线装无疑是最好的选择。二是包角式。 是一种比较方便的做法，三是粘接。采用浆糊及胶水粘贴的 方法。四是使用变形材料装订。如采用不锈钢夹、燕尾夹、 不锈钢订书钉进行装订。五是短期中可采用普通订书钉装订 （保持收发文原样）。但进馆单位不能采用不锈钢夹、燕尾 夹、订书钉等金属制品装订。 （四）归档文件的分类 1．年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进 行分类。年度分类法是运用得最广泛的分类方法 。 （1）文件有多个时间特征，以签发日期（落款日期）为准。 （2）跨年度形成的文件，分类时也归入办结年度。 （3）几份文件作为一件时，统一以排在前的文件的日期为准 （4）文件没有标注日期要想办法推准文件日期，不能不写日期。 2．机构分类法 机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单 位对归档文件分类。采用机构分类法时，机构名称就是类名。 机构的排列顺序，一般是领导机构、综合性机构排在最前 面，再依次排列各业务部门。 采用机构分类法，要注意：发文是以哪个机构名义发的文就 归入哪个机构中；发文是由几个机构共同办理的，应归入主 办机构；以机关名义发的文，但这个文纯属于业务部门的文 件，应归入业务部门类中。 3．问题分类法 问题分类法就是按照文件内容所说明的问题 对归档文件分类。采用问题分类法，可以避 免或减少同类问题文件分散的现象，便于按 专题查找和利用档案。 4．保管期限分类法 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进 行分类。 档案保管期限分为两种，即永久和定期。凡是反映本机关主 要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本 机关、国家建设、历史研究有长远利用价值的文件材料，划 为永久保管。凡是反映本单位一般工作活动，在一段时间内 对本单位工作有查考利用价值的文件材料，划为定期保管。 定期又分30年和10年。 5．复式分类法 在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类 工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少 见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类 法。 复式分类法不限定年度、保管期限、机构、问题在组合时的 先后顺序，但对4种分类方法的可选择性作出了规定。其 中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具 备，也就是说任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管 期限进行。机构、问题作为选择项。 （五）归档文件的排列 归档文件的排列是指归档文件以件为单位，在分类方案的最 低一级类目内、按照事由结合时间、重要程度排列。 归档文件的排列方法：同一事由的归档文件，按文件形成时 间的先后顺序排列；不同事由的归档文件，按不同事由形成 时间的先后顺序排列；根据实际需要，也可按责任者或承办 部门分别集中，或按不同问题分别集中排列；会议文件、统 计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料 等要分别集中排列；对于未能按规定时间归档，且具有保存 价值的文件材料,应排列在相应类别的最后